Jednym z podstawowych założeń normy ISO 9001 jest zarządzanie ryzykiem, czyli myślenie o potencjalnych zagrożeniach przy planowaniu wszelkich procesów, zmian i działań. Innymi słowy, identyfikacja ryzyk zewnętrznych i wewnętrznych na każdym etapie funkcjonowania firmy, a szczególnie przy planowaniu działań i w ocenie ich skuteczności.

Podejście oparte na ryzyku ISO 9001 – na czym polega?

Ważnym aspektem zarządzania przedsiębiorstwem bądź organizacją jest przewidywanie potencjalnych zagrożeń i opracowywanie planów działania na wypadek ich wystąpienia. Zamiast reagować „po fakcie” lepiej jest identyfikować ryzyka jeszcze zanim wpłyną one na działalność firmy.

Dlaczego to takie ważne? Efektywne zarządzanie ryzykiem pozwala:

  • zapobiegać problemom;
  • zmniejszać ryzyko błędów, reklamacji i przestojów;
  • zwiększać stabilność funkcjonowania firmy, czynić jej działania bardziej przewidywalnymi;
  • spełniać wymagania klientów oraz przepisy prawa;
  • podejmować trafniejsze decyzje biznesowe;
  • szybciej reagować na zmiany rynkowe i organizacyjne;
  • stale doskonalić procesy i usługi;
  • identyfikować nie tylko zagrożenia, ale i szanse rozwoju;
  • budować zaufanie klientów, partnerów i audytorów ISO;
  • zwiększać odporność organizacji na sytuacje kryzysowe.

Jak szacować, analizować i oceniać ryzyko w ISO 9001?

Norma ISO 9001 nie narzuca jednej konkretnej metody, w jaki sposób identyfikować ryzyko w procesie zarządzania. Organizacja sama powinna opracować i stosować w praktyce spójny sposób identyfikacji, analizy ryzyka oraz oceny szans ‒ w pełni dostosowany do jej specyfiki i potrzeb.

Szacowanie ryzyka ISO 9001:

  • Przeanalizuj procesy w organizacji ‒ sprawdź, na jakich etapach mogą pojawić się błędy, opóźnienia lub niezgodności.
  • Określ, co może zagrozić realizacji celów lub jakości procesów ‒ weź pod uwagę ryzyka zewnętrzne i wewnętrzne.
  • Analizuj dane historyczne i wyciągaj wnioski ‒ reklamacje, audyty, awarie i wcześniejsze niezgodności pokazują powtarzające się zagrożenia.
  • Konsultuj się z pracownikami ‒ osoby wykonujące procesy na co dzień często najlepiej znają ich słabe punkty.

Jak analizować ryzyka i szanse w ISO 9001?

  • Zidentyfikuj przyczyny ‒ ustal, co może wywołać ryzyko lub stworzyć szansę, np. duża zmiana na rynku, wprowadzenie nowej technologii, itp.
  • Oszacuj prawdopodobieństwo ich wystąpienia.
  • Oceń możliwe skutki ‒ określ wpływ ryzyka/szansy na jakość, koszty, terminowość, zgodność z wymaganiami lub rozwój firmy.
  • Przeanalizuj obecne działania i zabezpieczenia ‒ oceń, czy istniejące procedury ograniczają zagrożenia lub wspierają wykorzystanie szans.
  • Ustal priorytety – zdecyduj, które ryzyka trzeba ograniczyć w pierwszej kolejności, a które szanse warto wykorzystać najszybciej.

Ocena ryzyka ISO 9001 ‒ o czym pamiętać?

  • Określ, jaki poziom ryzyka uznajesz za niski, średni lub wysoki ‒ dzięki temu szybko ustalisz, które zagrożenia są akceptowalne, a którym nadać najwyższy priorytet.
  • Zdecyduj o sposobach postępowania w przypadku danych zagrożeń ‒ możesz np. zaakceptować ryzyko, ograniczyć je poprzez działania zapobiegawcze albo postarać się wyeliminować jego źródło.
  • Uwzględnij wpływ zagrożenia na cele jakościowe organizacji.
  • Oceń skuteczność obecnych działań ‒ jeśli stosujesz już zabezpieczenia, warto zbadać, czy są wystarczające czy wymagają wzmocnienia.
  • Regularnie oceniaj ryzyka ‒ ich poziom może się zmieniać wraz z nowymi procesami, zmianami organizacyjnymi lub sytuacją rynkową.

Norma ISO i zarządzanie ryzykiem w Grupą Doradczą Qualitas

Wdrażanie systemu ISO i ocena ryzyk nie muszą być realizowane wyłącznie własnymi zasobami. Współpraca ze specjalistami ds. ISO, takimi jak my, pozwala usprawnić cały proces, skorzystać z eksperckiego doświadczenia i odciążyć pracowników od dodatkowych obowiązków. Zapraszamy do współpracy ‒ skontaktuj się z nami i razem ustalmy, jak możemy Ci pomóc!

Zajrzyj też na nasz blog, by wiedzieć więcej o rozmaitych kwestiach związanych z normami ISO: