Norma ISO 9001 wspiera firmę w dynamicznym rozwoju – wystarczy ściśle przestrzegać jej zasad i dążyć do doskonałości każdego dnia pracy. Jednym z elementów, który szczególnie często wymagają poprawy w firmie (bez względu na branżę i liczbę zatrudnionych pracowników), jest brak uważnego słuchania. Jak podkreślają doświadczeni managerowie – słuchanie to kluczowy element skutecznej komunikacji w zespole. Pomaga nam efektywnie współpracować, rozwiązywać konflikty i wzmacniać relacje. To bardzo ważna umiejętność, którą należy stale rozwijać i pielęgnować, by osiągnąć sukces i zrozumienie w relacjach międzyludzkich. Dziś zastanowimy się, jakich zasad aktywnego słuchania warto przestrzegać każdego dnia.
Dlaczego w procesie komunikacji ważne jest słuchanie?
Słuchanie pozwala nam zgłębiać znaczenie przekazu i unikać potencjalnych nieporozumień. Jest kluczowym elementem budowania pozytywnych relacji międzyludzkich. Kiedy słuchamy współpracownika lub szefa, wyrażamy szacunek i zainteresowanie jego myślami i pomysłami. Tak więc uważne słuchanie rozmówcy może prowadzić do budowania zaufania i wzmacniania więzi. Aktywne słuchanie jest również nieocenione w sytuacjach konfliktowych, których nie brakuje w pracy, szczególnie jeśli zbliża się ważny deadline. Skupiając się na tym, co mówi druga strona możemy zrozumieć jej punkt widzenia – łatwiej znaleźć kompromisowe rozwiązania i rozwiązać spór.
Uważne słuchanie przynosi również korzyści w kontaktach z klientami – pozwala na zrozumienie ich potrzeb i powoduje wzrost zadowolenia z obsługi. To nie koniec zalet. Aktywne słuchanie pozwala nam podejmować lepsze decyzje, dostosowywać strategię i zwiększać efektywność w pracy. Umiejętność słuchania jest niezwykle ważna dla liderów i managerów. Słuchając uważnie pracowników, mogą oni lepiej zrozumieć ich potrzeby i motywacje. Takie podejście pomaga w budowaniu silnych i zgranych zespołów w firmie!
Warto dodać, iż słuchanie innych bardziej doświadczonych współpracowników to świetna okazja do zdobywania wiedzy. Możemy uczyć się od lepszych od nas, słuchając różnych historii z branży. Kolejny atut uważnego słuchania to minimalizacja błędów wynikających np. z niepełnego zrozumienia. Aktywnie słuchając i dopytując, czy dobrze coś zrozumieliśmy – ograniczamy ryzyko popełnienia (nierzadko bardzo kosztownych) błędów do minimum.
Jakie są techniki aktywnego słuchania?
Dynamicznie zmieniające się środowisko biznesowe sprawia, że umiejętność aktywnego słuchania jest jedną z najważniejszych kompetencji pracownika, która może pomóc osiągnąć sukces w pracy. Uważne i autentyczne słuchanie rozmówcy to nie tylko umiejętność odbierania słów, jakie wypowiada, ale też zdolność rozumienia jego emocji, intencji i potrzeb. Oto kilka ciekawych technik aktywnego słuchania, które powinien znać każdy nowoczesny manager chcący efektywnie zarządzać zespołem.
Koncentracja na rozmówcy i kontakt wzrokowy
Najważniejszą techniką aktywnego słuchania jest skupianie się na rozmówcy. Przed rozmową warto więc wyłączyć wszelkie rozpraszacze np. wyciszyć telefon i inne potencjalne źródła hałasu. Pamiętajmy, aby w 100% skupić się na osobie, która do nas mówi. Patrzmy jej w oczy i wykazujmy szczere zainteresowanie, w ten sposób udowadniamy, że to, co mówi do nas rozmówca, jest interesujące.
Parafrazowanie słów partnera dialogu
Po wysłuchaniu rozmówcy należy przemyśleć, co właśnie usłyszeliśmy, a następnie wyrazić daną opinię swoimi słowami, potwierdzając zrozumienie treści. Na przykład, możemy powiedzieć: „Rozumiem, że sugerujesz, iż powinniśmy zmienić strategię marketingową, by osiągnąć lepsze efekty sprzedaży produktów”.
Odbijanie emocji
Zrozumienie emocji drugiej strony to fundamentalny aspekt aktywnego słuchania. Jeśli nasz rozmówca wydaje się zdenerwowany, czy zestresowany – nie bójmy się zapytać o powód tych trudnych emocji. Możemy też powiedzieć: „Jest mi bardzo przykro, że taka sytuacja Cię spotkała”. Taki krok może pomóc nam w zidentyfikowaniu potencjalnych problemów i sprawić, że rozmowa przebiegnie w lepszej atmosferze, niż gdybyśmy zignorowali stan emocjonalny drugiej strony.
Stawianie pytań otwartych
Kolejna cenna technika to stawianie pytań, które wymagają bardziej rozwiniętych i doprecyzowanych odpowiedzi, a nie tylko zdawkowego „tak” lub „nie”. Dzięki otwartym pytaniom możemy dowiedzieć się więcej i wydobyć istotne szczegóły od naszego rozmówcy.
Nieprzerywanie rozmówcy
Starajmy się nie przerywać rozmówcy w trakcie jego wypowiedzi. Nie ma chyba nic bardziej irytującego podczas konwersacji, niż wchodzenie komuś w słowo. Pozwólmy drugiej stronie spokojnie wyrazić swoje myśli i dopiero potem podzielmy się swoimi uwagami lub zadajmy pytania. W ten sposób pokazujemy rozmówcy szacunek i pozwalamy poczuć się wysłuchanym oraz ważnym.
Podsumowując, mamy nadzieję, że dzięki powyższym wskazówkom nie będziecie mieli problemów z szanowaniem swoich partnerów w dialogu i zdobędziecie wielu nowych klientów, a Wasz biznes naprawdę rozkwitnie!