Świat XXI wieku charakteryzują dynamiczne przemiany, w tym gwałtowny rozwój technologiczny. Jednym z kluczowych elementów rozmaitych firm i organizacji w ostatnim czasie stała się właśnie transformacja cyfrowa. Nie omija ona także zarządzania jakością, które jako serce każdego biznesu pozwala dążyć do doskonałości operacyjnej, ale przede wszystkim do jak największej satysfakcji klienta. Jak zatem przygotować firmę, by zintegrować wymagania ISO 9001 z nowoczesnymi technologiami?
Transformacja cyfrowa ‒ co to takiego?
Proces transformacji cyfrowej polega na wykorzystaniu nowoczesnych technologii tak naprawdę we wszystkich segmentach organizacji firmowej. Rola narzędzi cyfrowych, takich jak cyfrowe oprogramowanie, sztuczna inteligencja itd., jest dosyć jasna: mają one poprawić efektywność wszelkich procesów, zwiększyć dokładność pomiarów, a w rezultacie przyspieszyć podejmowanie decyzji, co przyczynia się do maksymalizacji przychodów. Transformacja cyfrowa nie jest jednak zwyczajnym wdrożeniem nowych technologii w działanie firmy. To oprócz tego wprowadzenie zmian na poziomie kultury organizacji, przeszkolenie pracowników i ciągłe analizowanie (i ewentualne udoskonalanie) procesu adaptacji.
System zarządzania jakością według normy ISO 9001
Międzynarodowa norma ISO 9001 to zestaw kryteriów, według których powinien funkcjonować optymalny system zarządzania jakością. Standard ten pomaga firmom uzyskać zapewnienie, że ich produkty i usługi spełniają nie tylko potrzeby klientów, ale i funkcjonują w zgodzie z wymogami prawa. ISO 9001 koncentruje się na ciągłym doskonaleniu firm. Jest więc to norma, która staje się idealną bazą dla biznesów, które chcą z powodzeniem wprowadzić transformację cyfrową.
Zasady zarządzania jakością według normy ISO 9001
Ten międzynarodowy standard można opisać przy pomocy 7 zasad zarządzania jakością. Co zatem jest ważne według ISO 9001?
- Orientacja na klienta ‒ firma powinna dążyć do zrozumienia potrzeb i oczekiwań klienta, ponieważ jest on najważniejszy.
- Przywództwo ‒ lider inspiruje, motywuje i wspiera zespół w dążeniu do rozwoju.
- Zaangażowanie ludzi ‒ kluczowe dla efektywności systemu zarządzania jakością jest zaangażowanie całego zespołu.
- Podejście procesowe ‒ działania w firmie to procesy, które są ze sobą powiązane.
- Doskonalenie ‒ procesów i systemów, aby sprostać ciągle zmieniającym się wyzwaniom.
- Podejmowanie decyzji w oparciu o dowody ‒ zarządzanie na podstawie faktów i twardych danych.
- Zarządzanie relacjami ‒ firmy powinny kłaść nacisk na podtrzymywanie kontaktu z interesariuszami, opartego na wzajemnym zaufaniu i korzyściach.
ISO 9001 ‒ system zarządzania jakością i jego wymagania technologiczne
W jakich obszarach technologia może wspierać wymagania ISO 9001?
- Automatyzacja procesów: cyfrowe narzędzia, takie jak systemy CRM, ERP czy oprogramowania do zarządzania jakością, mogą w firmie ułatwiać wiele procesów. Wśród korzyści, które za tym idą, znajduje się redukcja błędów ludzkich, ale i większa efektywność pracy (czy to w działach analiz, czy w obsłudze klienta).
- Dokumenty i zarządzanie nimi: technologie do zarządzania dokumentacją to rozwiązania na wagę złota. Pozwalają one w łatwy sposób zarówno przechowywać, ale i weryfikować, przeszukiwać czy udostępniać dane potrzebne np. do raportów z zarządzania jakością. Cyfrowe narzędzia do firmowej dokumentacji to gwarancja bezproblemowego i szybkiego dostępu do zawsze aktualnych regulaminów, procedur czy instrukcji, które dla ISO 9001 (ale nie tylko) mogą być kluczowe.
- Analiza danych: uczenie maszynowe, a z nim sztuczna inteligencja to nowoczesne zasoby umożliwiające dokonywanie analiz, o jakich wiele tradycyjnych działów analitycznych może tylko pomarzyć. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi pomaga identyfikować trendy, sprawnie wykrywać problemy lub po prostu wskazywać, nad którym obszarem działań warto się nieco bardziej pochylić. Dzięki zaawansowanym analizom firma ma możliwość wczesnego wykrywania kryzysów i podejmowania działań, które im zapobiegną.
Rozwiązania technologiczne w służbie jakości to także spore oszczędności zasobów, ale i czasu. Nastała era zdalnych wideokonferencji, które znacznie ułatwiają komunikację na linii firma‒klient, ale i w obszarze komunikacji wewnątrz- i międzydziałowych.
Model systemu zarządzania jakością ISO 9001 ‒ przygotuj firmę!
Wdrożenie systemu zarządzania jakością ISO 9001 w oparciu o transformację cyfrową wymaga przejścia kilku ważnych kroków.
- Po pierwsze: ocena sytuacji obecnej. Najpierw warto określić, w jakim miejscu organizacyjnym znajduje się firma. Jak wyglądają wszelkie procesy, co mogłoby działać lepiej poprzez ulepszenie technologiczne.
- Po drugie: wybór odpowiednich narzędzi. Gdy już wiadomo, które obszary można usprawnić, dobrze jest zastanowić się nad tym, jakie narzędzia będą odpowiadały potrzebom naszej firmy. Na rynku jest wiele opcji wspierających zarządzanie jakością, więc na pewno każda organizacja znajdzie coś dla siebie.
- Po trzecie: przygotowanie całego zespołu. Ludzie ‒ fundament, bez którego nie ma mowy o udanej transformacji cyfrowej. Koniecznie należy przygotować cały zespół do zmian, jakie znajdują się w planach. Dlaczego? Ponieważ to właśnie od nastawienia wszystkich pracowników, jak również od ich odwagi i swobody we wprowadzaniu zmian, zależy sukces transformacji.
- Po czwarte: sprawdzanie i doskonalenie. Gdy już wszystko działa jak należy, nie osiadamy na laurach. Transformacja cyfrowa nie kończy się wraz z nadejściem konkretnej daty. Jest procesem, który wymaga ciągłego monitoringu, który pozwoli sprawdzać słuszność podjętych wyborów i efektywność narzędzi. Dzięki transformacji cyfrowej przedsiębiorstwo będzie gotowe na wprowadzenie kolejnych rozwiązań technologicznych, które dopiero powstaną.
Warto pamiętać, że nie w każdej firmie transformacja cyfrowa w zarządzaniu jakością będzie wyglądała tak samo. Każdy biznes ma swoją charakterystykę i nieco inne pomysły mogą zwiększyć potencjał danej działalności. Z tego względu do procesu wdrożenia ISO 9001 warto zatrudnić profesjonalistów, którzy przeprowadzą Cię przez tę drogę krok po kroku.
ISO 9001 ‒ jak zdobyć certyfikat?
Zgłoś się do Grupy Doradczej Qualitas! Pomożemy Ci ocenić, na jakim etapie znajduje się Twoja firma w kontekście zarządzania jakością i transformacji cyfrowej. Wynikiem naszego audytu będą konkretne rozwiązania, które przygotujemy z myślą o potrzebach Twojego biznesu. A potem ‒ razem wprowadzimy wszystkie zmiany do Twojej organizacji.