Przedsiębiorcy, którzy chcą się stosować do normy ISO 9001, szukają różnych sposobów na dążenie do doskonałości. Jednym z nich jest ulepszenie zarządzania zadaniami. Jest to istotne z wielu powodów. Dziś zastanowimy się, dlaczego warto i jak sprawnie zarządzać zadaniami. Wyjaśnimy też tajniki metody GTD (Getting Things Done, czyli doprowadź sprawy do końca). 

Dlaczego warto zarządzać zadaniami w firmie? Większa efektywność, mniejszy stres

Zarządzanie zadaniami w firmie pomaga w ustaleniu priorytetów i organizacji pracy wszystkich członków teamu. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na najważniejszych obowiązkach i wykonywać je znacznie efektywniej, niż gdyby nie mieli żadnego planu działania. Takie podejście prowadzi do zwiększenia produktywności, zwiększa efektywność pracy podwładnych.

Dzięki zarządzaniu zadaniami możemy też znacznie zredukować poziom odczuwanego stresu. Mając jasny i konkretny plan, pracownicy odczuwają większą kontrolę nad codziennymi zadaniami, co sprawia, że mogą uniknąć chaosu związanego z brakiem porządku w pracy. Ograniczenie stresogennych sytuacji w firmie obniża też ryzyko konfliktów w zespole, co jest niewątpliwie dużą zaletą (im bardziej zgodny i zgrany team, tym lepiej dla interesów firmy).

Lepsze reagowanie na sytuacje kryzysowe i mniejsze ryzyko popełniania błędów

To nie koniec zalet. Konsekwentne zarządzanie zadaniami pozwala na elastyczne dostosowywanie się do zmieniających się okoliczności. Możemy dzięki temu łatwiej i szybciej reagować na nowe priorytety lub ewentualne sytuacje kryzysowe. Organizowanie zadań pozwala pracownikom i kierownictwu optymalnie wykorzystywać czas pracy. Dzięki temu możemy uniknąć marnowania czasu na prozaiczne i nieistotne sprawy, by skupić się na rzeczach, które przynoszą największą korzyść firmie.

Kiedy mamy uporządkowane i spisane zadania, możemy uniknąć rozpraszaczy i skupić się na wykonywaniu jednej czynności na raz. To z kolei bardzo pomaga w zwiększeniu koncentracji i podnosi jakość wykonywanej pracy (lepsze skupienie pracownika to mniejsze ryzyko błędu i tym samym dodatkowych kosztów wynikających z korygowania potknięć). By łatwiej się skupić, warto przed rozpoczęciem pracy wyłączyć powiadomienia na telefonie i komputerze, szczególnie kiedy pracujemy nad bardzo ważnymi zadaniami.

Zarządzanie zadaniami pomaga w terminowym dostarczaniu przez członków zespołu wyników, co jest przecież kluczowe w pracy zawodowej i to bez względu na branżę, w której działamy. Dzięki zarządzaniu zadaniami możemy na bieżąco śledzić postępy w realizacji kolejnych tasków, co pozwala na miarodajną ocenę naszego rozwoju i osiągnięć.

Zarządzanie zadaniami = lepsze planowanie. Każdy doświadczony manager zgodnie przyzna, że organizowanie zadań niezwykle ułatwia długoterminowe planowanie. Wdrażając tego typu dobre praktyki, możemy więc określić cele i kroki potrzebne do ich osiągnięcia. Systematyczne zarządzanie zadaniami pomaga w budowaniu jakże cennego w dzisiejszych czasach nawyku samodyscypliny, co może przynosić korzyści w wielu aspektach życia (nie tylko w sferze zawodowej, ale i prywatnej). Pozwala też na określenie, które zadania są najważniejsze, a które lepiej przełożyć na później. W ustalaniu priorytetów warto użyć np. metody Eisenhowera (cenionej przez wielu team liderów), dzieląc zadania na: pilne i ważne, ważne, ale niepilne, pilne, ale nieważne, oraz niepilne i nieważne.

Metoda GTD – w czym tkwi jej moc?

Metoda GTD (Getting Things Done) to system stworzony przez Davida Allena, jest szczególnie popularny w świecie biznesu, jak i produktywności osobistej. Oto główne założenia:

• Zbieraj wszystko

Twórca metody zachęca do zbierania wszystkich zadań, myśli i pomysłów w jednym miejscu, np. jako lista zadań, czy notatki.

• Przetwarzaj i kategoryzuj

Zgodnie z GTD powinno się regularnie przeglądać wszystkie zebrane informacje. Warto też systematycznie je kategoryzować i określać, co dalej z nimi zrobić.

• Decyduj i wykonuj

Należy podejmować jasne decyzje na temat każdego pomysłu/zadania. Można to zrobić, określając, czy coś jest „do zrobienia” (i jeśli tak, to kiedy), czy też nie. Należy też koncentrować się na jednym zadaniu na raz oraz regularne przeglądać wszystkie zadania i projekty, by utrzymać nad nimi kontrolę.

• Hierarchia zadań i przechowywanie

Metoda GTD zachęca do tworzenia hierarchii zadań, czyli podziału większych projektów na mniejsze, co ułatwia podejmowanie działań. David Allen sugeruje, by trzymać informacje w odpowiednich miejscach tj. papierowe dokumenty w segregatorach, a cyfrowe w folderach.

• Pusta głowa

Celem metody GTD jest osiągnięcie tzw. „pustej głowy”, czyli stanu, w którym nie musimy martwić się o to, co mamy jeszcze do zrobienia, ponieważ wszystko jest poukładane i przypisane do konkretnego terminu.

Podsumowując, zarządzanie zadaniami jest świetnym narzędziem, które pomaga w efektywnym wykorzystywaniu czasu, osiąganiu celów i redukowaniu stresu w firmie. Bez odpowiedniej metody zarządzania zadaniami łatwo można się pogubić w biurowym chaosie, a to z kolei sprzyja frustracji i obniżonej efektywności.