Prokrastynacja, to nic innego, jak zwlekanie z rozpoczęciem pracy lub wykonywaniem obowiązków. Wbrew obiegowej opinii, prokrastynacja nie jest tożsama z lenistwem – to bardziej złożone zjawisko, które może dotknąć każdego, nawet najbardziej sumiennego i zaangażowanego pracownika, który stosuje się do założeń normy ISO 9001. Wielu pracowników miewa problemy z koncentracją i efektywnym wykonywaniem zadań. Jednak istnieje wiele metod, które pomagają pokonać prokrastynację i zwiększyć produktywność podwładnych. Tak więc, jak walczyć z prokrastynacją, by skutecznie wykonywać obowiązki zawodowe?

Jakie są przyczyny prokrastynacji? Perfekcjonizm, nadmiar obowiązków

Zanim podejmiemy walkę z prokrastynacją, należy zrozumieć jej przyczyny. Jakie czynniki sprawiają, że tak często odkładamy zadania na później? Jednym z nich jest brak motywacji. Jeśli nie widzimy sensu w wykonywaniu danego zadania, trudniej jest nam zebrać się do pracy. Nawykowe odkładanie obowiązków może wynikać też z braku perspektywy nagrody lub satysfakcji z wykonanej pracy.

Kolejny możliwy czynnik to perfekcjonizm. Tendencja do dążenia do doskonałości we wszystkim, co robimy, bywa bardzo zgubna i może być przeszkodą w rozpoczęciu pracy, gdyż obawiamy się, że nie wykonamy obowiązków w 100% idealnie. Dlatego też zwlekamy z działaniem. Niektóre zadania w pracy mogą wywoływać u nas negatywne emocje, takie jak strach, złość czy frustracja. Unikamy ich, ponieważ nie potrafimy się z nimi zmierzyć. Prokrastynacja jest wtedy swego rodzaju mechanizmem obronnym, który pomaga nam uniknąć trudnych emocji.

Prokrastynacja może też wynikać z nadmiaru obowiązków. Kiedy mamy zbyt wiele do wykonania i czujemy się przytłoczeni ilością pracy, odwlekanie może stać się naszym sposobem radzenia sobie z nadmiarem zadań. Oczywiście jest to błędne koło.

Jakie są inne przyczyny prokrastynacji? Część pracowników ma problem z umiejętnym zarządzaniem czasem. Jeśli nie wiemy, jak mądrze rozplanować zadania, łatwo jest oddalać się od pracy. Kolejny czynniki to rozpraszacze. Jeśli w pracy często korzystamy z mediów społecznościowych, czy sprawdzamy skrzynkę z e-mailami, łatwo o spadek koncentracji i odkładanie ważniejszych zadań. Zdarza się, że prokrastynacja wynika z wypalenia zawodowego, które z kolei jest ściśle powiązane ze stresem. Być może czujemy się przytłoczeni ilością projektów i napięciem emocjonalnym związanym z ich prowadzeniem.

Sposoby na prokrastynację – lista zadań, wyznaczanie celów, planowanie czasu

Pierwszy krok, który pomoże nam uporządkować obowiązki i lepiej zarządzać zadaniami w  pracy, to stworzenie listy zadań. Lista bardzo pomaga w określeniu, co trzeba zrobić, i ułatwia tzw. priorytetyzację zadań. Podobnie, jak określanie celów zawodowych, dzięki którym mamy większą motywację do działania. Wytyczone cele mogą pomóc nam w zwalczaniu prokrastynacji. Kolejny ważny krok, to planowanie czasu – w opinii psychologów biznesu oraz trenerów produktywności, dobry plan działania, to kluczowy element w walce z prokrastynacją! Tworzenie harmonogramu pracy, dzielenie dnia na konkretne okresy przeznaczone na pracę i odpoczynek znacznie ułatwia pracownikom efektywne zarządzanie czasem.

Eliminacja rozpraszaczy, samodyscyplina i delegowanie zadań

Rozpraszacze, takie jak media społecznościowe, ciągłe przeglądanie e-maili, czy rozmowy ze współpracownikami, mogą znacząco wpływać na naszą produktywność. Warto więc zadbać o eliminację tych rozpraszaczy podczas pracy w biurze. Równie istotne w walce z prokrastynacją jest wzmacnianie samodyscypliny. Jeśli nasze stanowisko pracy na to pozwala, warto delegować choćby część zadań innym członkom teamu. Ten prosty krok może pomóc w zwiększeniu produktywności.

Prokrastynacja może stać się nawykiem, który trudno jest przerwać. Im częściej odkładamy zadania, tym bardziej wzmacniamy ten zwyczaj!

Narzędzia i techniki zarządzania czasem

Kolejna przydatna wskazówka dla każdego, kto ma problemy z prokrastynacją to technika Pomodoro (pomodoro technique). Jej nazwa pochodzi od kuchennego minutnika, który pomysłodawca metody, czyli Francesco Cirillo używał w pierwszych eksperymentach. Polega ona na pracy przez krótkie okresy czasu (25 minut) z krótkimi przerwami (np. 5 minut). Pomodoro pomaga wielu osobom utrzymać stan wysokiej koncentracji i zwiększyć produktywność. Pomodoro świetnie sprawdza się nie tylko w życiu zawodowym, ale i prywatnym. Warto wspomagać się też w pracy zawodowej rozmaitymi narzędziami, takimi, jak rozmaite programy komputerowe i aplikacje na telefon do zarządzania czasem.

Pamiętajmy, że walka z prokrastynacją to długotrwały proces, który wymaga cierpliwości i samodyscypliny. Mamy nadzieję, że wprowadzicie w życie zaproponowane metody i  wykażecie się wytrwałością w ich stosowaniu w pracy. Ważne, aby znaleźć taką strategię, które najlepiej pasuje do naszych potrzeb oraz sytuacji zawodowej. Pokonanie prokrastynacji zwiększa satysfakcję z wykonywanej pracy, dając korzyści pracownikowi, jak i pracodawcy.