Mapowanie procesów jest jedną z technik, która pomaga usprawnić funkcjonowanie organizacji. Po raz pierwszy zastosował ją w latach 20. XX wieku Frank Gilberth, pionier inżynierii humanistycznej. Mapowanie procesów polega na graficznym przedstawieniu procesu, operacji oraz powiązań między nimi. Poszczególne elementy mają swoje odzwierciedlenie w symbolach graficznych. Technika ułatwia zarządzanie jakością w organizacji. Mapa procesów może zostać wykonana przy pomocy specjalnego oprogramowania, jednak do jej sporządzenia wystarczą także kartka papieru i ołówek.

Mapowanie procesów – jak wygląda?

Pierwszym etapem mapowania procesów jest identyfikacja procesów. Można ją przeprowadzić na dwa sposoby. Pierwszy z nich to metoda odgórna (top-down) – na początku należy określić ogólny profil działalności oraz cele organizacji, a następnie uszczegóławia się kolejne elementy. Drugim sposobem jest metoda oddolna (bottom-up), która zajmuje więcej czasu, pozwala jednak na uzyskanie dokładniejszych wyników. Polega ona na analizie poszczególnych czynności – na tej podstawie formułuje się następnie przebieg procesów.

Zidentyfikowane cele należy pogrupować. Możliwy jest podział na kategorie związane z misją, strategią, celami oraz pozycją organizacji na rynku. Procesy można podzielić także na główne, które są związane z tworzeniem wyników oraz na wspomagające, które dotyczą klienta wewnętrznego – są to na przykład rekrutacja, zarządzanie infrastrukturą lub zaopatrzenie.

Proces jako całość składa się z określonych elementów. Są to jego początek i koniec, struktura, wejście i wyjście (materialne lub niematerialne, czyli na przykład surowce, energia, środki finansowe) oraz właściciel. Inne części składowe procesu to dostawcy i klienci, kryteria oceny, jego wpływ na całość organizacji oraz zastosowane mierniki. Jego składnikami są także kryteria i metody sterowania, zasoby i odstępstwa oraz dokumentacja przebiegu. Gdy te czynności oraz zasoby są zarządzane jako proces, organizacja funkcjonuje bardziej efektywnie i osiąga lepsze wyniki. Podział na procesy jest ważnym elementem systemu zarządzania jakością.

Rodzaje procesów

W skutecznym mapowaniu procesów pomocny jest ich podział na rodzaje – procesy mogą być zarządcze, główne lub pomocnicze. Do procesów głównych zaliczamy na przykład zakupy, produkcję, projektowanie oraz sprzedaż. Czynności pomocnicze to między innymi wewnętrzny transport, utrzymanie ruchu oraz nadzór nad sprzętem kontrolno-pomiarowym. Z kolei za procesy zarządcze uważa się na przykład zarządzanie personelem, przegląd, planowanie oraz wewnętrzne audyty.