Jedną z metod mających na celu zwiększenie efektywności przedsiębiorstwa, jest standaryzacja pracy. Stanowi ona podstawowe narzędzie w Lean Management – słynnej japońskiej koncepcji zarządzania przedsiębiorstwem. Głównym założeniem standaryzacji pracy jest jej optymalizacja pod względem czasu, kosztu i jakości tak, aby osiągnąć jak najlepsze rezultaty. Polega na wprowadzeniu jednolitych standardów pracy, które stanowią punkt odniesienia dla wszystkich procesów zachodzących w firmie.

Cele standaryzacji pracy

Standaryzacja pracy wprowadzana jest po to, aby przy jak najlepszym wykorzystaniu dostępnych środków (zarówno funduszy, jak i czasu, którym dysponujemy) maksymalnie podnieść jakość procesu. Ciągłe udoskonalanie czynności w przedsiębiorstwie jest nadrzędnym celem standaryzacji pracy. Pozwala ona wypracować pewne reguły, według których funkcjonuje firma. Dzięki ich uspójnieniu możliwe są sprawna i obiektywna kontrola oraz mierzalność wyników. Monitorować można zarówno efektywność poszczególnych pracowników, jak i całego procesu produkcyjnego. Standaryzacja pracy ma też za zadanie wskazać problemy, na które napotyka przedsiębiorstwo w trakcie pracy, a docelowo – sprecyzować proponowane rozwiązania i koncepcje usprawnienia organizacji pracy.

Korzyści płynące ze standaryzacji pracy

Korzyści wynikających ze standaryzacji pracy jest wiele — są zróżnicowane — zależą od branży. Można wyróżnić szereg tych, które procentują w organizacjach, mimo odmiennych gałęzi gospodarczych. Są to m.in.:

– zwiększona wydajność oraz produktywność pracowników,

– jasny podział struktur,

– oszczędność czasu,

– ograniczenie odpadów,

– większa przewidywalność,

– dopasowanie wydajności do oczekiwań klienta,

– szybsza i dokładniejsza identyfikacja obszarów wymagających poprawy,

– uproszczenie procesu onboardingu nowych pracowników,

– możliwość skupienia się kadry kierowniczej na wyższych priorytetach,

– zmniejszenie stresu w miejscu pracy,

– poprawa komunikacji wewnętrznej,

– obniżenie kosztów operacyjnych.

Kto korzysta na standaryzacji pracy?

Pracownicy

Pracownicy, którzy przestrzegają procedur standaryzacji, odczuwają większą satysfakcję z pracy. Przedsiębiorstwa odnotowują również niższy wskaźnik wypalenia zawodowego, ponieważ istnieje znacznie mniejsze prawdopodobieństwo popełnienia błędów lub występowania nieporozumień ze współpracownikami i przełożonymi. Standaryzacja pracy może również umożliwić pracownikom identyfikowanie obszarów wymagających poprawy, co nierzadko skutkuje poczuciem współodpowiedzialności za wdrożenie zmian oraz uznanie zawodowych kompetencji.

Kierownicy oraz team leaderzy

Niezależnie od tego, czy ich zadaniem jest nadzór nad całą fabryką, czy określonym działem pracowników, kierownicy i team leaderzy, którzy czynnie biorą udział we wdrażaniu ustandaryzowanych procesów pracy, stwierdzają, że komunikacja wewnętrzna staje się łatwiejsza, a onboarding mniej kłopotliwy. Kiedy pracownicy dokładnie wiedzą, co robić podczas swojej zmiany, przełożeni mogą poświęcić więcej czasu na zajęcie się sprawami o wyższym priorytecie, które zaprocentują dla całej organizacji.

Kierownictwo wyższego szczebla

Usprawnienie operacji wewnątrz organizacji pomaga w zmniejszeniu ilości odpadów, zwiększeniu produkcji i uwolnieniu zasobów budżetowych, przeznaczonych na alokację. Wyższa produktywność to dobra wiadomość dla kadry kierowniczej, podobnie jak lepsza komunikacja z pracownikami i większe środki bezpieczeństwa.

Klienci

Jeśli przedsiębiorstwo posiada określone standardy dotyczące produkcji, jakości produktów i usług, obsługi klienta oraz realizacji zamówień, klient może mieć pewność, że otrzyma produkt najwyższej jakości. W momencie, gdy firma spełnia oczekiwania klienta, wzrasta jego lojalność oraz satysfakcja.

Standaryzacja pracy, może być również odpowiedzią na problemy systemowe, z którymi zmagają się przedsiębiorstwa. Obejmuje to m.in.: niezdolność do nadążania za popytem lub nadprodukcja, problemy z utrzymaniem obecnych pracowników, czy nieosiąganie założonych wyników.

Wdrożenie standaryzacji pracy

Wprowadzenie standaryzacji pracy powinno zostać poprzedzone dokładnym audytem, który odpowie na pytania o aktualną kondycję przedsiębiorstwa oraz wskaże elementy, które należałoby usprawnić. Warto też określić przyczyny niezadowalającej wydajności pracy, a następnie spróbować je wyeliminować. W dalszej kolejności należy ustalić standardy, które od tej pory będą kierować pracą zatrudnionych w firmie. Trzeba znaleźć takie metody, które pozwolą na udoskonalenie pracy i optymalne osiągnięcie celów. Opracowane standardy muszą zostać w zrozumiały sposób przedstawione pracownikom. Zwykle w tym celu organizowane są szkolenia, w których czasie prezentuje się nowe zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa oraz przedstawia oczekiwania wobec zatrudnionych. To także świetna okazja do skonfrontowania swoich pomysłów z zespołem i poznania ich stanowiska w związku z wprowadzanymi w firmie udoskonaleniami. Zgrana i świadoma kadra równie mocno przyczynia się do sukcesu przedsiębiorstwa co techniczne metody ulepszenia ich pracy. Warto pamiętać, że standaryzacja nie służy bezrefleksyjności pracy. W wyniku jej wdrożenia pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki trafniej i szybciej, ale to nie oznacza – mechanicznie.

Jednym z obszarów działania naszej firmy jest pomoc we wdrażaniu standaryzacji pracy. Chcesz wprowadzić swoje przedsiębiorstwo na wyższy poziom i szukasz w tym wsparcia? Skontaktuj się z nami — zapraszamy do Qualitas.