Zarządzanie dokumentami oznacza całość procesów kontroli przetwarzania dokumentacji, będącej efektem działań danej organizacji lub bezpośrednio jej dotyczących. Zarządzaniu dokumentami podlegają więc zarówno dokumenty księgowe, oferty handlowe, jak i całość korespondencji, zapytania od klientów czy wszelkiego rodzaju umowy.

Wszystkie informacje w firmie są zorganizowane w konkretny sposób i według pewnej logiki. Rodzi to olbrzymią ilość powiązań pomiędzy wewnętrznymi dokumentacjami przedsiębiorstwa. Obieg firmowych dokumentów i sposób, w jaki przedsiębiorstwo kontaktuje się z kontrahentami oraz pracownikami wymagają nieustannej kontroli i systematyzacji.

Wdrożenie odpowiedniego systemu zarządzania dokumentami

Kontroli cyklu życia dokumentów służą dedykowane systemy DMS (Document Management Systems). Oprogramowanie DMS pozwala śledzić dany dokument od momentu jego utworzenia po archiwizację. Document Management System umożliwia również kontrolę wersji każdego z dokumentów, a następnie udostępnianie poszczególnych wersji, opatrzonych kodem lub numerem, różnym odbiorcom. Odpowiednie narzędzia ułatwiają też zarządzanie politykami retencji i prawami dostępu według określonych parametrów.

Wydajny system zarządzania dokumentami pozwala zwiększyć produktywność pracowników oraz pomaga uniknąć błędów, takich jak wycieki danych klientów czy nawet całego know-how firmy.

Jak zarządzać dokumentami, aby przynieść firmie zyski?

Najlepszym rozwiązaniem kwestii zarządzania dokumentami oraz ich przechowywania jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Taka forma gromadzenia dokumentów pozwala kontrolować je w najszerszym zakresie. Dokumenty w formie elektronicznej można szybciej przeszukiwać, tworzyć i edytować. Kontrola dokumentów przechowywanych w jednym miejscu jest sporym udogodnieniem dla pracowników, poprawiając tym samym ich produktywność.

OCR w zarządzaniu dokumentami to jeden z coraz ważniejszych narzędzi do kontroli dokumentacji. Optical Character Recognition umożliwia przekształcenie tradycyjnych dokumentów papierowych w wersję elektroniczną, łatwą do przetwarzania i zindeksowania.

Skuteczna kontrola zobowiązań kontraktowych przekłada się na zyski przedsiębiorstwa

Nierzadko procesy kontroli dokumentów są częścią szerszego systemu obsługi procesów biznesowych. Zmienność środowiska biznesowego wymusza kontrolę dokumentów oczekujących na akceptację, takich jak kontrakty i umowy terminowe. Nieużywane kontrakty generują zbędne koszty, których dzięki odpowiednim mechanizmom zarządzania udałoby się uniknąć. Ponadto przedsiębiorstwo ponosi odpowiedzialność za niewywiązanie się w terminie z podpisanych już umów oraz za zaniedbania zobowiązań wynikających z bieżących kontraktów. Odpowiedni system monitoringu dokumentów pozwala śledzić zobowiązania kontraktowe.

Zarządzania dokumentami można się nauczyć. Na przykład biorąc udział w naszym szkoleniu: https://www.iso-konsulting.pl/szkolenia/pelnomocnik-ds-jakosci/.