W dynamicznie rozwijającym się świecie warunki biznesowe zmieniają się każdego dnia. Aby ułatwić pracę wszystkim przedsiębiorcom, począwszy od start-upów, poprzez dostawców integracji, kończąc na dużej infrastrukturze – każda branża potrzebuje innego systemu, który poprawi jakość kompleksowych procesów, przy okazji udoskonalając je i organizując.

Liczne rodzaje procesów w organizacji zaspokajają różne potrzeby firmy. Jak zatem stworzyć dobrze funkcjonującą mapę procesów i z jakimi rodzajami procesów mamy do czynienia w organizacjach?

Mapowanie firmowych działań

Mapa procesów to nic innego jak narzędzie służące planowaniu i zarządzaniu, które opisuje przebieg pracy w systemie gospodarczym. Przy pomocy oprogramowania do mapowania procesów możliwe jest ukazanie serii wszystkich zdarzeń, które mają miejsce przed sfinalizowaniem końcowego efektu pracy. Mapa procesów jest również – według specjalistycznej literatury – nazywana schematem blokowym procesu oraz funkcjonalnym modelem procesu.

Mapy wykorzystywane są również podczas wdrażania systemów zarządzania jakością, tworzenia łańcuchów dostaw oraz podczas przeprowadzania restrukturyzacji i remanentów. Mapa procesów pokazuje, kto i co jest zaangażowane w dany proces w danej organizacji oraz ujawnia obszary i luki, w których proces planowania powinien zostać ulepszony.

Cel tworzenia mapy procesów

Głównym celem mapowania procesów jest lepsze zrozumienie pracy, wraz ze szczegółowym rozłożeniem jej na czynniki pierwsze. Dzięki stworzeniu mapy procesów możliwe jest zwiększenie efektywności organizacji. Tego typu mapy zapewniają również wgląd w samą wewnętrzną tkankę przedsiębiorstwa, pomagają zespołom w przysłowiowej „burzy mózgów”, ulepszają procesy produkcji, zwiększają komunikację wśród pracowników oraz dostarczają fachową dokumentację.

Mapowanie pomaga również w identyfikacji wszelkich luk i błędów w działaniach firmy. Dzięki stworzeniu mapy procesów możliwe jest zdefiniowanie granic procesów, ich własności, obowiązków oraz miar efektywności wraz z metryką każdego z procesów.

Rodzaje procesów w organizacji

Procesy w przedsiębiorstwie dzieli się na trzy główne grupy:

1. Procesy główne
2. Procesy zarządcze
3. Procesy pomocnicze

Do procesów głównych zalicza się przede wszystkim podstawowa działalność przedsiębiorstwa związana z typem i charakterem branży. Mogą to być procesy zakupowe, handlowe, produkcyjne czy usługowe.

Procesy zarządcze to to wszystkie procesy, dzięki którym zachowane jest sprawne funkcjonowanie firmy. Do takich procesów zaliczamy na przykład przegląd zarządzania, audyty wewnętrzne w organizacjach, działania doskonalące.

Ostatnia grupa – procesy pomocnicze – nie dostarczają firmie bezpośrednio wartości dodanej, jednak bez nich niemożliwe byłoby funkcjonowanie procesów głównych. Jest to na przykład zarządzanie zasobami ludzkimi, transport, magazynowanie, nadzór nad sprzętem i infrastrukturą.

Podsumowując, warto tworzyć mapy procesów. Mapy procesów pomagają zrozumieć ważne cechy działań, umożliwiając tworzenie przydatnych danych służących do wykorzystania w rozwiązywaniu problemów. Mapy procesów pozwalają strategicznie odpowiedzieć na ważne pytania, które pomogą ulepszyć każdy firmowy proces obecnie i w przyszłości.