Każda organizacja, bez względu na profil działalności, ma do czynienia z procesem zamówień, który znacząco wpływa na przychody przedsiębiorstwa. Aby ten proces przebiegał sprawnie, należy regularnie sprawdzać jego funkcjonowanie oraz analizować, co należy zoptymalizować pod kątem większej wydajności. Na rynku istnieje duża przepaść między firmami o wysokiej skuteczności w zakresie sprzedaży, a tymi, które osiągają gorsze wyniki. Na czym więc polega różnica między sukcesem a porażką w pośrednich zamówieniach? Odpowiedź stanowi optymalizacja zakupów, która prowadzi do szeregu korzyści i stanowi niezwykłą wartość dla całej organizacji.

Do czego potrzebny jest proces optymalizacji zakupów?

Wszystkie firmy mają na celu przekształcenie przychodzących zasobów w zyski, poprzez zamianę tych zasobów w produkty i usługi, które można sprzedawać. Aby osiągnąć zadowalający wynik, zasoby te muszą być pozyskane w najbardziej wydajny i skuteczny sposób. W przeciwnym razie doprowadzi to do zmniejszenia rentowności firmy. Dopracowanie zamówień równolegle do strategii firmy, taktyki i przyjętych ogólnych działań prowadzi do zwiększenia rentowności. Najważniejsza korzyść z optymalizacji zakupów znajduje odzwierciedlenie przede wszystkim w oszczędnościach. Skuteczne zarządzanie zamówieniami pozwoli organizacji zaoszczędzić dzięki zamawianiu produktów i usług po najlepszej możliwej cenie. Ponadto, dzięki optymalizacji zakupów, firma będzie mogła właściwie skorzystać z wszelkich gwarancji lub rabatów. Optymalizacja zamówień pozwala również na lepszy wgląd w wydatki i budżet firmy, co z kolei przełoży się na lepsze negocjacje umowy z dostawcami i inwestorami.

Sześć kroków do optymalizacji procesu zakupów

1. Informacje

Wszystko zaczyna się od danych organizacji. Upewnij się, że posiadasz wszystkie ważne dane o całym przedsiębiorstwie. Dane jakościowe stanowią podstawę każdej udanej organizacji zakupowej.

2. Polityka firmy

Należy ustanowić określoną politykę firmy, aby zapewnić organizacji dobrą strategię w działaniach związanych z zaopatrzeniem. Te zasady muszą zostać przestrzegane przez każdy dział.

3. Ludzie

To ludzie tworzą firmę. Zastanów się, czy znajdujesz się we właściwym miejscu i czy odpowiedni ludzie zajmują konkretne stanowiska? Ważne jest, aby dokonać przeglądu poziomu wiedzy pracowników i przeprowadzić ocenę ich umiejętności w celu zidentyfikowania luk.

4. Proces 

Przyjrzyj się dokładnie procesowi operacyjnemu i strukturze organizacyjnej w przypadku zamówień. Wszystkie działania powinny być dostosowane tak, aby ludzie, proces i technologia zostały zoptymalizowane pod kątem wydajności.

5. Technologia

Obejmuje wykorzystanie kart płatniczych, automatyzację P2P i inicjatywy e-commerce. Skuteczny system e-zamówień może znacznie poprawić efektywność procesów poprzez wyeliminowanie fizycznych dokumentów, przyspieszenie realizacji zamówień i kontrolę zgodności.

6. Monitoring i kontrola

Organizacje muszą określić sposoby monitorowania i pomiaru tych działań w celu określenia zwrotu z inwestycji. Zwrot z inwestycji powinien być porównany z celami biznesowymi – ograniczeniem kosztów, zwiększeniem przychodów i zarządzaniem parametrami wyników.

Zoptymalizowany proces udzielania zamówień pomoże rozwinąć zyski organizacji i zwiększyć wydajność. Aby wprowadzić takie ulepszenia, konieczne jest zapewnienie pracownikom odpowiednich narzędzi, które pozwolą im ulepszyć obecny proces udzielania zamówień.