Siedem zasad zarządzania jakością pozwala w bardziej efektywny i skuteczny sposób zarządzać organizacją. Zostały one (jeszcze w liczbie ośmiu) wprowadzone w normie ISO 9004, w połączeniu z aktualizacją norm ISO z rodziny 9000 z 2000 roku. Nowelizacja norm z serii  ISO 9001:2015 zmniejszyły ilość tych zasad do siedmiu.

Stosowanie siedmiu zasad zarządzania jakością umożliwia sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa oraz doskonalenie zachodzących w nim procesów. Do najważniejszych reguł należą: zorientowanie na klienta, zaangażowanie kierownictwa, ale także pracowników, procesowe podejście (również w ujęciu systemowym), obustronne pozytywne relacje z dostawcami oraz proces decyzyjny oparty na analizie faktów. W dzisiejszym artykule znajdziesz uproszczone zestawienie tych zasad.

Czym właściwie jest zarządzanie jakością? Podpowiadają eksperci ISO Konsulting

Zarządzanie jakością, to czynności polegające na nadzorowaniu różnych działań i zadań w organizacji. Wszystko to po to, aby zapewnić, że oferowane usługi, produkty, a także środki wykorzystywane do ich świadczenia, są spójne. Zarządzanie pomaga więc osiągnąć i utrzymać pożądany poziom jakości w organizacji.

Zarządzanie jakością składa się z czterech kluczowych elementów, do których należą:

1. Planowanie jakości — jest to proces określania standardów jakości, istotnych dla projektu i podejmowania decyzji o tym, w jaki sposób je spełnić.

2. Poprawa jakości — to celowa zmiana procesu, w celu zwiększenia pewności i wiarygodności wyniku.

3. Kontrola jakości — nieprzerwane wysiłki na rzecz utrzymania integralności i niezawodności procesu w osiąganiu wyniku.

4. Zapewnienie jakości — systematyczne lub planowane działania, niezbędne do zapewnienia wystarczającej niezawodności, aby dana usługa lub produkt spełniały określone wymagania.

7 zasad zarządzania jakością

Pierwszą zasadą skutecznego zarządzania jakością jest orientacja na klienta. Oznacza to, że celem organizacji jest spełnianie wymagań klienta oraz zwiększanie jego satysfakcji. Osiągnięcie tego zamierzenia jest możliwe dzięki zastosowaniu systemu ciągłego doskonalenia, wypełnianiu wymagań prawa, jakie powinien spełniać produkt/usługa oraz wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom konsumenta. W związku z tym organizacja powinna starać się zrozumieć potrzeby klienta oraz zarządzać relacjami w taki sposób, aby korzyści były obustronne.

Ważną rolę w zarządzaniu jakością pełni przywództwo. To od kierownictwa powinno rozpocząć się wdrażanie skutecznego systemu. Kadra zarządzająca powinna tu pełnić rolę liderów, nie nadzorców. Skuteczne przywództwo polega na wpływaniu na pracowników oraz jak najlepszym wykorzystaniu ich potencjału.

W systemie zarządzania jakością duże znaczenie ma zaangażowanie pracowników. Podstawą jest otwarta komunikacja oraz dobry przepływ informacji. Przydatne są także oceny pracowników, szkolenia, skuteczna motywacja oraz integracja. Niewłaściwa, nieskuteczna komunikacja pomiędzy poszczególnymi pracownikami oraz działami w firmie w praktyce utrudnia, albo wręcz uniemożliwia dostarczenie klientowi produktu bądź usługi zgodnej z jego oczekiwaniami.

Proces to wszelkie czynności, które prowadzą do powstania produktu lub wykonania usługi. W organizacji liczy się podejście procesowe, czyli identyfikacja poszczególnych czynności i powiązań między nimi, co ma prowadzić do poprawy wyników organizacji. Dodatkowo procesy powinny być zarządzane łącznie jako jeden system. Systemowe podejście musi charakteryzować również zarządzanie jakością w organizacji. Umożliwia to sprawną identyfikację problemów, ich korektę oraz zapobieganie im w przyszłości. Jest to związane z monitorowaniem oraz udoskonaleniem wyników organizacji.

Kolejny punkt to ciągłe doskonalenie. Każdy z elementów powinien być nieustannie poprawiany. Dotyczy to zarówno działania systemu, jak i procedur oraz kwalifikacji pracowników. Ważną rolę pełnią różnego rodzaju audyty oraz analizy. Kolejne kroki udoskonalania to zgodnie z teorią Deminga planowanie, wykonywanie, kontrolowanie oraz poprawa.

Decyzję powinny być podejmowane na podstawie faktów – jest to kolejna zasada zarządzania jakością. Należy opierać je na wynikach badań, analiz i pomiarów. Wykorzystywane dane powinny być dokładne i rzetelne, a także dostępne w razie potrzeby.

Ostatnią z 8 zasad zarządzania jakością jest ustanowienie wzajemnych korzystnych relacji z dostawcami. To zadanie ułatwia sprawna, szczegółowa komunikacja na temat poszczególnych etapów dostaw oraz pojawiających się problemów.

Dlaczego organizacje powinny dbać o jakość?

Przede wszystkim, aby przetrwać i ciągle się rozwijać. Głównym celem zarządzania jakością, jest zapewnienie współpracy — zarówno pracownikom jak i interesariuszom organizacji, w celu poprawy procesów, produktów, usług i kultury firmy, aby osiągnąć długotrwały sukces, wynikający z satysfakcji i zadowolenia klienta. Procesy zarządzania jakością obejmują zbiór wytycznych, które są opracowywane przez zespół, w celu zapewnienia, że wytwarzane przez nich produkty oraz usługi są zgodne z odpowiednimi standardami.

Kto powinien odpowiadać za jakość w firmie?

Tak naprawdę każdy, nawet w złożonej hierarchii — od dyrektora generalnego, aż po stażystę. Każdy w przedsiębiorstwie powinien być odpowiedzialny za jakość tego, co robi.

Najważniejsze korzyści zarządzania jakością w firmie

Zarządzanie w organizacji to nie tylko proces związany z planowaniem i realizacją określonych celów, to także wymierne korzyści. Zarządzanie jakością przede wszystkim:

  • pomaga w osiągnięciu większej spójności zadań i działań, związanych z wytwarzaniem produktów oraz świadczeniem usług;
  • zwiększa wydajność procesów, ogranicza straty, a także poprawia wykorzystanie czasu i innych zasobów;
  • pozytywnie wpływa na poprawę satysfakcji klienta;
  • pozwala firmom skutecznie wprowadzać na rynek nowe produkty i usługi, dając możliwość wychodzenia na nowe rynki;
  • ułatwia firmom integrację nowych pracowników, poprawiając tym samym płynne zarządzanie rozwojem;
  • daje możliwość ciągłego doskonalenia organizacji.