Zarządzanie jakością to złożony proces. Siedem zasad zarządzania jakością pozwala jednak w bardziej efektywny i skuteczny sposób zarządzać organizacją. Zostały one jeszcze w licznie ośmiu wprowadzone w normie ISO 9004, w połączeniu z aktualizacją norm ISO z rodziny 9000 z 2000 roku. Nowelizacja norm z serii  ISO 9001:2015 zmniejszyły ilość tych zasad do siedmiu. Stosowanie siedmiu zasad zarządzania jakością umożliwia sprawne funkcjonowanie oraz doskonalenie. Do tych najważniejszych reguł należą zorientowanie na klienta, zaangażowanie kierownictwa, ale także pracowników, procesowe podejście (również w ujęciu systemowym), obustronne pozytywne relacje z dostawcami oraz proces decyzyjny oparty na analizie faktów. Poniżej uproszczone zestawienie tych zasad.

7 zasad zarządzania jakością

Pierwszą zasadą skutecznego zarządzania jakością jest orientacja na klienta. Oznacza to, że celem organizacji jest spełnianie wymagań klienta oraz zwiększanie jego satysfakcji. Osiągnięcie tego celu jest możliwe dzięki zastosowaniu systemu, ciągłego doskonalenia, wypełnianiu wymagań prawa jakie powinien spełniać produkt/usługa oraz wychodzenie naprzeciw oczekiwaniom konsumenta. W związku z tym organizacja powinna starać się zrozumieć potrzeby klienta oraz zarządzać relacjami w taki sposób, aby korzyści były obustronne.

Ważną rolę w zarządzaniu jakością pełni przywództwo. To od kierownictwa powinno rozpocząć się wdrażanie skutecznego systemu. Kadra zarządzająca powinna tu pełnić rolę liderów, nie nadzorców. Skuteczne przywództwo polega na wpływaniu na pracowników oraz jak najlepszym wykorzystaniu ich potencjału.

W systemie zarządzania jakością duże znaczenie ma zaangażowanie pracowników. Podstawą jest otwarta komunikacja oraz dobry przepływ informacji. Przydatne są także oceny pracowników, szkolenia, skuteczna motywacja oraz integracja. Niewłaściwa, nieskuteczna komunikacja pomiędzy poszczególnymi pracownikami oraz działami w firmie w praktyce utrudnia, albo wręcz uniemożliwia dostarczenie klientowi produktu bądź usługi zgodnej z jego oczekiwaniami.

Proces to wszelkie czynności, które prowadzą do powstania produktu lub wykonania usługi. W organizacji liczy się podejście procesowe, czyli identyfikacja poszczególnych czynności i powiązań między nimi, co ma prowadzić do poprawy wyników organizacji. Dodatkowo procesy powinny być zarządzane łącznie jako jeden system. Systemowe podejście powinno charakteryzować również zarządzanie jakością w organizacji. Umożliwia to sprawną identyfikację problemów, ich korektę oraz zapobieganie w przyszłości. Jest to związane z monitorowaniem oraz udoskonaleniem wyników organizacji.

Kolejny punkt to ciągłe doskonalenie. Każdy z elementów powinien być nieustannie poprawiany. Dotyczy to zarówno działania systemu, jak i procedur oraz kwalifikacji pracowników. Ważną rolę pełnią różnego rodzaju audyty oraz analizy. Kolejne kroki udoskonalania to zgodnie z teorią Deminga planowanie, wykonywanie, kontrolowanie oraz poprawa.

Decyzję powinny być podejmowane na podstawie faktów – jest to kolejna zasada zarządzania jakością. Należy opierać je na wynikach badań, analiz i pomiarów. Wykorzystywane dane powinny być dokładne i rzetelne, a także dostępne w razie potrzeby.

Ostatnią z 8 zasad zarządzania jakością jest ustanowienie wzajemnych korzystnych relacji z dostawcami. To zadanie ułatwia sprawna, szczegółowa komunikacja na temat poszczególnych etapów dostaw oraz pojawiających się problemów.