Księga Jakości to dokument stanowiący źródło informacji na temat systemu zarządzania jakością w przedsiębiorstwie. Jest pewnego rodzaju przewodnikiem po systemie jakości, zawierającym politykę jakości oraz wszelkie istotne procedury. Księga Jakości nie tylko pomaga w nadzorze nad działaniami związanymi z jakością, ale również może stanowić niezwykle przydatny podręcznik, dzięki któremu pracownicy mogą zdobyć wiedzę w zakresie wymagań jakości i wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością. Dlatego, pomimo że obecnie obowiązująca norma ISO 9001:2015 nie wymaga opracowania Księgi jakości, zachęcamy do tworzenia jej w ramach wdrażania Systemu Zarządzania Jakością.
Co zawiera Księga Jakości? Wdrażanie systemu ISO 9001
Co do zasady Księga Jakości powinna zawierać informacje na temat zakresu systemu zarządzania jakością oraz wszystkich przypadków, gdy norma ISO 9001 nie ma zastosowania w przedsiębiorstwie wraz z uzasadnieniem takich sytuacji. W księdze tej mogą się również znaleźć udokumentowane procedury systemu zarządzania jakością lub powołanie się na nie, a także opis wzajemnego oddziaływania między procesami. W Księdze Jakości będzie można również znaleźć liczne informacje, których nie wymaga norma ISO 9001. Są nimi między innymi dane dotyczące rozmiarów organizacji, historia firmy, a także wykorzystane w Księdze definicje i terminy.
W jakim celu tworzy się Księgę Jakości?
Księga Jakości służy przede wszystkim jako dokumentacja procesów operacyjnych Twojej firmy. Każda polityka przedsiębiorstwa, która wpływa na zdolność do dostarczania produktów wysokiej jakości, spełniania oczekiwań klienta i wymagań ISO, może być szczegółowo opisana w instrukcji. Następnie dokument może być wykorzystany przez kierowników działów, podczas wdrażania procedur, pomagając określić granice i wymagania, które należy spełnić.
Księga Jakości jest ważnym narzędziem dla firm, które wdrażają system zarządzania jakością ISO, ponieważ określa intencje codziennych działań przedsiębiorstwa. Określa również oczekiwania dotyczące wydajności zespołu.
Zastosowanie Księgi Jakości normy ISO 9001
Księga Jakości to nie tylko przydatne narzędzie dla menedżerów, może służyć również do kilku innych celów. Wśród nich można wymienić między innymi:
- możliwość przekazania pracownikom oczekiwań kierownictwa;
- zademonstrowanie planów firmy, aby dostosować się do wymagań normy ISO 9000;
- możliwość wykazania spełnienia klauzuli 5.3, która stanowi, że role organizacyjne, obowiązki i uprawnienia muszą być przypisane, zakomunikowane i zrozumiane;
- zapewnienie punktu wyjścia dla audytorów wewnętrznych lub jednostek certyfikujących ISO.
Rozmiar Księgi Jakości
Od czasu wydania normy ISO 9001:2000 toczyło się wiele dyskusji na temat tego, jak obszerna powinna być Księga Jakości. W większości przypadków — szczególnie w średnich przedsiębiorstwach — jest to kilkanaście stron. Pamiętajmy, że księga jakości powinna być dokumentem, zawierającym ogólny przegląd tego, w jaki sposób organizacja prowadzi działalność.
Korzyści wynikające z posiadania Księgi Jakości
W biznesie często dzieje się wiele w jednym czasie, przez co tracimy koncentrację na tym, co ważne. Księga Jakości i system zarządzania, pomagają nam się skoncentrować. Księga opisuje system zarządzania jakością zgodnie z przyjętą polityką i celami jakości, natomiast procedury opisują procesy i działania, wymagane do wdrożenia systemu zarządzania jakością.
Chociaż ISO 9001 nie wymaga już posiadania Księgi Jakości jako obowiązkowego dokumentu, jest to nadal najważniejsza część każdego nowoczesnego systemu zarządzania jakością. Księga jakości, zasady, procesy i procedury dotyczą tego, co Twoja firma uznaje za ważne, aby zapewnić, że może dostarczać usługi i produkty, które spełniają wymagania klientów, zapewniają satysfakcję. Przedsiębiorstwo natomiast, osiąga własne cele, realizując również określone zadania.
Jak przygotować Księgę Jakości?
Obecnie istnieje wiele różnych możliwości dotyczących przygotowania zawartości Księgi Jakości. Wskazane jest jednak to, aby podzielić ją na odrębne rozdziały, dzięki którym możliwe będzie nie tylko rozpoznanie procesów w sposób, w jaki widzi to norma, ale również wykazanie zdolności do zarządzania opisywanymi w Księdze wymaganiami.