Norma ISO 9001 jest częścią szerokiego zestawu norm z grupy ISO 9000. Została stworzona przez ISO, czyli Międzynarodową Organizację Normalizacyjną. W Polsce obowiązuje norma PN-EN ISO 9001:2015 wydana przez Polski Komitet Normalizacyjny. Zawarte w ISO 9001 zalecenia opisują zasady wprowadzenia i certyfikacji Systemu Zarządzania Jakością (SZJ). Norma ma uniwersalny charakter, to znaczy, że jej reguły można wdrożyć w dowolnej organizacji, bez względu na jej profil działalności. ISO 9001 nie zawiera zaleceń technicznych, ale normuje zasady dotyczące Systemu Zarządzania Jakością. Może być więc on wprowadzony zarówno w przedsiębiorstwach produkcyjnych, związanych z branżą usługową, jak i w jednostkach administracji publicznej.

W związku z rosnącą popularnością normy ISO 9001 może pojawić się pytanie, czy jej wprowadzenie jest obowiązkowym wymogiem. Oczywiście wdrożenie zasad Systemu Zarządzania Jakością jest jak najbardziej dobrowolne i nie obejmuje go żaden przymus, jednak wprowadzenie do organizacji zasad SZJ opartych na normie ISO 9001 ma wiele zalet i pozytywnie wpływa na rozwój organizacji.

Certyfikat ISO 9001 zaświadcza, że dana organizacja spełnia wymagania dotyczące Systemu Zarządzania Jakością ustanowione przez normę ISO 9001. Do nadania odpowiedniego certyfikatu w Polsce uprawnionych jest kilkadziesiąt jednostek (akredytowanych m.in. przez Polskie Centrum Akredytacji).

Norma ISO 9001 – najważniejsze założenia

Wymagania normy ISO 9001 zostały dokładnie opisane w odpowiednim dokumencie. Na jego podstawie możemy wyróżnić najważniejsze, uniwersalne zalecenia normy. Zgodnie z normą duże znaczenie w rozwoju organizacji oraz wdrażaniu Systemu Zarządzania Jakością pełni kadra kierownicza, która powinna wyznaczać cele i strategie, a także angażować wszystkich pracowników w ich realizację. Ważne jest zastosowanie podejścia procesowego i systemowego oraz ciągłe doskonalenie. Podstawą działań powinny być sprawdzone i starannie przeanalizowane fakty. Trzeba też zwrócić uwagę na partnerów biznesowych – relacje z nimi powinny przynosić korzyści każdej ze stron.

ISO 9001 – dlaczego warto?

W jaki sposób wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością pozytywnie wpływa na rozwój? Przede wszystkim umożliwia zaspokojenie potrzeb klienta, dzięki czemu możliwe jest pozyskiwanie nowych osób zainteresowanych ofertą oraz zwiększenie sprzedaży. Certyfikat ISO 9001 pozytywnie wpływa na wizerunek organizacji w oczach potencjalnych klientów oraz partnerów biznesowych i zwiększa jej możliwości konkurowania na zagranicznych rynkach. Dobrą zmianą jest poprawa efektywności działań, przez ciągły rozwój, wykrywanie i usuwanie błędów oraz jasno wytyczone cele. Starannie opracowany SZJ pomaga także obniżyć koszty funkcjonowania organizacji.

Jakie dokumenty są wymagane w ramach tej normy?

Przedsiębiorstwa chcące poszczycić się spełnianiem wymogów najbardziej znanej normy jakościowej muszą stworzyć pewne ustandaryzowane dokumenty. Dzielą się one na informacje utworzone i utrzymane oraz z zapisami.

Wśród udokumentowanych informacji wyróżnia się cztery podstawowe grupy, traktujące o takich zagadnieniach jak:

  • zakres zarządzania jakością,
  • polityka jakości,
  • cele organizacji,
  • kryteria oceny i zatwierdzania dostawców.

Jeśli chodzi o zapisy, to zależą one przede wszystkim od procesów, jakie zachodzą w organizacji. Wyróżnia się zapisy dotyczące między innymi:

  • przeglądu wymagań produktu,
  • szkoleń i poszerzania umiejętności personelu,
  • rejestru problemów z własnością klienta i dostawców zewnętrznych,
  • zmian w projekcie lub strategii rozwojowej,
  • danych wejściowych do projektowania produktu lub usługi,
  • monitorowania i mierzenia wyników dla procesów,
  • planowania i realizacji auditów wewnętrznych.

To jedynie kilka spośród wielu przykładów. Istnieje wiele innych procedur, których udokumentowanie nie jest wymagane przez normę jakościową. Ich zapis jest jednak gorąco zalecany, jako że pozwala uchronić się przed błędami i doskonalić procesy.

Zwiększenie roli przywódcy

W najnowszej wersji normy ISO 9001 szczególny nacisk jest kładziony na rolę kierownictwa w zakresie systemu zarządzania i jakością. To od managementu zależy między innymi ustanowienie jasnej polityki jakości, wdrożenie podejścia procesowego oraz branie odpowiedzialności za skuteczność wprowadzonych zmian.

Zarządzanie zależne od ryzyka

Po aktualizacji szczególną uwagę przywiązuje się też do właściwego kontrolowania ryzyka. Nie traktuje się go jako elementu sporadycznie branego pod uwagę podczas ustalania strategii przedsiębiorstwa. Jest ono na stałe wpisane w działalności firmy. Celem ISO 9001:2015 jest zaproponowanie przedsiębiorstwom takich rozwiązań, które pozwolą przekuć ryzyko na szanse rozwoju. Ma być ono jednym z czynników kluczowych dla stworzenia systemu zarządzania jakością oraz doskonalenia działań przedsiębiorstwa.

Szczególne znaczenie wiedzy

Celem nowej normy jestem także ochrona organizacji przed utratą wiedzy, na przykład poprzez niewłaściwy sposób jej propagowania lub utratę pracowników. Jednocześnie przedsiębiorstwo powinno być nastawione na zbieranie kolejnych informacji oraz poszerzanie doświadczenia poprzez źródła wewnętrzne, czyli na przykład zrealizowane projekty, a także zewnętrzne, czyli konferencje, seminaria oraz np. korzystanie ze standardów.