W celu ustalenia, czy konieczna jest zmiana aktualnych wymogów i przepisów, międzynarodowe normy ISO są regularnie poddawane przeglądowi i aktualizacji. Podczas gdy standardowe normy są aktualizowane, występuje tzw. okres przejściowy, w którym zaczyna obowiązywać norma, zwaną normą koegzystencji. Mówiąc w skrócie, okresem przejściowym nazywamy czas, który potrzebny jest na wdrożenie istotnych zmian, zanim zacznie obowiązywać kolejna wersja standardów.

Okres przejściowy normy – dla kogo jest to istotne?

Głównym celem okresu przejściowego jest zapewnienie przedsiębiorcom rozsądnej i sprawiedliwej ilości czasu na opracowanie nowych zasobów i metod testowania. Jest to również zagwarantowanie czasu potrzebnego na cały proces walidacji oraz zaktualizowanie potrzebnej dokumentacji. Wszystko to w celu spełnienia nowych wymagań i wypełnienia całego procesu zatwierdzenia nowej normalizacji. Okres przejściowy stanowi bardzo duże ułatwienie dla firm, ponieważ nie wymaga wdrożenia nowej normy natychmiast po jej ogłoszeniu. Producenci otrzymują wystarczającą ilość czasu, aby odpowiednio się przygotować – taką, by mogli bezproblemowo współpracować z jednostką notyfikującą oraz z innymi właściwymi organami w celu zatwierdzenia zmian.

Okres przejściowy – co należy wykonać?

Zalecane jest jak najwcześniejsze rozpoczęcie przygotowań do zmian systemu zarządzania. Kroki, które należy podjąć w okresie przejściowym normy to przede wszystkim:

1. Zapoznanie się z treścią i wymaganiami nowej wersji normy. Nowe standardy zostają wcześniej udostępnione przez komisję w celu dogłębnego przyjrzenia się im. Powinno się dokładnie skupić na zmianach, jakie zachodzą w aktualizowanej wersji.
2. Upewnienie się, że pracownicy są odpowiednio przeszkoleni i rozumieją wymagania oraz kluczowe zmiany w aktualizowanej wersji normy.
3. Precyzyjne określenie luk, którymi należy się zająć, aby spełnić nowe wymagania i ustalić plan ich wdrożenia. Należy wdrożyć działania i zaktualizować swój system zarządzania, aby spełniał nowe wymagania.
4. Ocena skuteczności wdrożenia nowej wersji normy dzięki wykonaniu audytu wewnętrznego w firmie.
5. Określenie planu dalszego działania. Zaplanowanie z wyprzedzeniem pracy zespołu, od momentu wygaśnięcia starej wersji do początku obowiązywania zharmonizowanej normy.

W okresie obowiązywania normy koegzystencji możliwe jest stosowanie nowej normy zharmonizowanej lub starej normy zharmonizowanej. Data, od której okres przejściowy się kończy, oznacza jednocześnie koniec koegzystencji norm dopuszczonych do stosowania w okresie przejściowym. Od tego momentu należy stosować tylko zaktualizowaną normę.

Okres przejściowy to doskonały moment na skorzystanie z profesjonalnych szkoleń, w czasie których omawiane są szczegóły aktualizowanej normy. Zapraszamy do zapoznania się z ofertą szkoleń w naszej firmie – https://www.iso-konsulting.pl/.