Doskonale wiemy, że audyt zewnętrzny może kojarzyć się przedsiębiorcom z dużą ilością stresu oraz napięcia. Obowiązkowy charakter takich procedur nierzadko sprawia również, że wydają się one testem działania i uczciwości firmy. Podczas gdy wyniki audytu mogą rzeczywiście zawierać złe wieści, ma on niepodważalną wartość dodaną – oferuje możliwość usprawnienia prowadzenia firmy. W dzisiejszym artykule objaśniamy, czym właściwie jest audyt zewnętrzny, na czym polega, a także wskazujemy korzyści, wynikające z jego przeprowadzenia. Zapraszamy do lektury!
Co to jest audyt zewnętrzny? Definicja
Audyt zewnętrzny jest badaniem przeprowadzonym przez audytorów niezależnych od badanej jednostki, a jego wyniki interesują przede wszystkim stronę zlecającą dane badania. Przeprowadzany jest stosunkowo rzadko i wyłącznie przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje. Poza tym obejmuje swoim zasięgiem określony obszar działalności organizacji (np. funkcjonujący System Zarządzania Jakością ISO 9001), a nie jej wszystkie segmenty.
Jakie wyróżniamy rodzaje audytów zewnętrznych?
Istnieją dwa rodzaje audytu zewnętrznego: drugiej strony oraz trzeciej strony, które przyjmują określone formy podczas wdrażania różnych systemów zarządzania.
Audyt drugiej strony
Pierwszy rodzaj, zwany również audytem dostawcy, ma miejsce wówczas, gdy dana organizacja zleca przeprowadzenie audytu u podwykonawcy/dostawcy – aktualnego lub potencjalnego. Badanie najczęściej odbywa się na linii przedsiębiorstwo produkcyjne – dostawca, stąd jego nazwa. Jest ono kluczowe, gdy zlecający posiada wdrożone normy zarządzania jakością. W tej sytuacji jest on zobowiązany do tego, żeby zweryfikować system zarządzania u swoich podwykonawców, co jest szczególnie ważne, gdy ci dostawcy nie posiadają żadnych certyfikowanych systemów jakości.
Oczywiście audyt drugiej strony, jak zostało wcześniej wspomniane, może dotyczyć również potencjalnego, a nie obecnego podwykonawcy. W tym przypadku jego najważniejszym założeniem jest wykazanie zdolności danej firmy do spełnienia wymagań narzucanych przez stronę zlecającą badanie. Co więcej, zleceniodawcą badania może być nie tylko przedsiębiorstwo, ale również inwestor, pożyczkodawca lub instytucje kontroli, takie jak PIH czy PIP.
To pokazuje, jak dużą wartość ma posiadanie certyfikatu ISO – często eliminuje potrzebę audytu drugiej strony, bo kontrahent może oprzeć się na wyniku niezależnej oceny zamiast angażować własne zasoby. W efekcie firmy częściej wybierają certyfikowanych partnerów, upraszczając procesy zakupowe i ograniczając ryzyko.
Audyt trzeciej strony
Z kolei audyt trzeciej strony jest niezależnym badaniem związanym z procedurą certyfikowania. Przeprowadzany jest przez jednostki akredytowane. Jego celem jest potwierdzenie zgodności wdrażanego systemu z wymaganiami konkretnych norm. Jeżeli jego wynik jest pozytywny, wówczas dana organizacja może otrzymać stosowny certyfikat. Warto pamiętać, że wniosek o jego przeprowadzenie zgłasza strona audytowana. Ponadto audyt zewnętrzny trzeciej strony jest jednym z najważniejszych elementów podczas procesu certyfikacyjnego – dzięki niemu ostatecznie potwierdza się zgodność wdrożonego systemu z wymaganiami konkretnej normy.
Oczywiście audyty zewnętrzne nie obejmują wyłącznie systemów zarządzania. Mogą również dotyczyć konkretnych wyrobów, procesów lub usług.
Na czym polega audyt zewnętrzny? Odpowiadają pracownicy Grupy Doradczej QUALITAS
Niezależnie od tego, który z nich mamy na myśli, audyt drugiej i trzeciej strony przebiegają dość podobnie, bo jeden i drugi przeprowadzany jest według tej samej metodologii.
Jak wygląda audyt zewnętrzny? Możemy wyróżnić następujące etapy całej procedury:
- Powołanie zespołu (audytor zewnętrzny i pomocnicy), ustalenie celów i terminu audytu.
- Zapoznanie się z dokumentacją wewnętrzną firmy – badanie zgodności procedur z normą, która jest audytowana.
- Obserwacja funkcjonowania firmy na co dzień.
- Wywiady z pracownikami organizacji.
- Analiza zebranych informacji i zestawienie ich z wymaganiami audytowanej normy.
- Opracowanie raportu podsumowującego i przedstawienie wniosków.
- Wskazanie obszarów do poprawy.
- Wydanie certyfikatu (w przypadku audytu trzeciej strony i pozytywnego wyniku).
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego – co musisz wiedzieć?
Dla każdej tego typu procedury kluczowe są standardy audytu zewnętrznego. Jeśli mówimy o ubieganiu się o certyfikat ISO, takim standardem będą wytyczne konkretnej normy, np. ISO 9001 albo ISO 14001. To one będą punktem odniesienia dla audytora zewnętrznego, dlatego, przygotowując się do audytu, warto zacząć od zapoznania się z normą i jej zrozumienia. Pomocna może być współpraca z firmą doradczą, taką jak QUALITAS – zajmujemy się kompleksowym wdrożeniem norm i wsparciem organizacji na każdym etapie certyfikacji ISO. Jesteśmy też właściwą odpowiedzią na pytanie o to, kto może przeprowadzić audyt zewnętrzny. Świadczymy taką usługę dla firm i organizacji, które przed auditem trzeciej strony chciałyby upewnić się, czy są na niego gotowe i które procesy wewnętrzne wymagają ewentualnych ulepszeń.
Co jeszcze możemy doradzić Ci jako eksperci? Zadbaj nie tylko o merytoryczne, ale także psychologiczne przygotowanie zespołu do audytu zewnętrznego:
- informuj – zredukujesz w ten sposób stres i poczucie niepewności;
- zbuduj poczucie sprawczości – niech pracownicy czują się częścią firmy, a ich praca na co dzień zostanie doceniona;
- uświadom, że na pytanie audytora można odpowiedzieć „nie wiem”, w końcu za różne procesy odpowiadają różne osoby – taka szczerość jest lepsza niż udzielanie błędnych informacji.
Korzyści wynikające z przeprowadzenia audytu zewnętrznego
Audyt pomoże zidentyfikować ryzyka i szanse
Audyt zewnętrzny pomaga przedsiębiorcy przyjrzeć się procesom biznesowym, systemom, pracownikom i procedurom, aby upewnić się, że są one zgodne z zestawem norm ISO, których firma przestrzega. To dogłębne przyjrzenie się zasadom panującym w organizacji nie tylko umożliwia dostrzeżenie potencjalnych problemów i rzeczywistego ryzyka, ale także pozwala zidentyfikować możliwości poprawy i obszary rozwoju. Cały proces doprowadza do lepszego podejmowania decyzji, wyższej wydajności, efektywniejszego planowania i zdrowszych relacji z klientami, personelem oraz dostawcami.
Audyt zewnętrzny może zapobiec ponownemu wystąpieniu problemów
W większości przypadków, aby przejść audyt ISO, powinieneś dostarczyć audytorom szczegółowych zapisów wszystkich problemów, które napotkałeś w swojej firmie i sposobu ich rozwiązania. Aby było to możliwe, musisz prowadzić dokumentację, w której opisany jest każdy napotkany problem, przyczyna jego wystąpienia oraz rozwiązania, które wdrożyłeś, aby zapobiec ponownemu wystąpieniu. Tak kompleksowe podejście, prowadzi do mniejszej ilości poniesionych strat, lepszej jakości produktu końcowego oraz niższych kosztów produkcyjnych.
Audyt może poprawić wydajność pracowników
Rozpoczęcie procesu, jakim jest audyt zewnętrzny, pokazuje pracownikom, że przedsiębiorstwo jest zaangażowane w zapewnienie jak najlepszej obsługi klientom, tworzenie wydajnych procesów oraz wytwarzanie produktów wysokiej jakości. Pamiętaj więc, aby od początku angażować wszystkich pracowników w proces audytu. Dzięki temu każdy z nich będzie pracował na osiągnięcie wspólnego sukcesu.
Audyt to lepszy wgląd w działanie całego przedsiębiorstwa
Przeprowadzenie audytu wymaga monitorowania, mierzenia, analizowania i oceny skuteczności wszystkich procedur i systemów. Tak wysoki poziom kontroli zapewnia lepszy wgląd nie tylko w wydajność przedsiębiorstwa, ale również zweryfikowanie kierunku działania firmy. To wszystko daje możliwość późniejszego, świadomego i trafniejszego podejmowania decyzji.
