Jedną z koncepcji zarządzania jakością jest Cykl Deminga, zwany też Kołem Deminga lub Cyklem PDCA – od pierwszych liter najważniejszych założeń koncepcji, które omówimy w dalszej części artykułu. Istotą tego schematu jest ciągłe doskonalenie się, które przebiega w czterech etapach. Twórca koncepcji William Edwards Deming, dokładnie scharakteryzował każdy z nich, proponując tym samym teorię stałego polepszania wyników swojej pracy.

Poszczególne etapy Koła Deminga — wyjaśniają eksperci QUALITAS

P – Pierwszym stadium w cyklu Deminga jest planowanie (ang. plan). Przed podjęciem jakichkolwiek działań należy dokładnie przeanalizować sytuację wyjściową oraz ustalić, jakie czynności będą niezbędne do zrealizowania określonego celu. W tej fazie warto też zastanowić się nad potencjalnymi trudnościami na drodze do osiągnięcia celu i opracować metody rozwiązywania problemów. Podczas planowania, zadaj sobie następujące pytania:

• Jaki jest główny problem, który należy rozwiązać?
• Jakich informacji potrzeba, aby w pełni zrozumieć problem i jego podstawową przyczynę?
• Czy da się go rozwiązać?
• Jakich zasobów potrzebuje firma?
• Jakie zasoby już ma?
• Jakie są realne rozwiązania?
• Co jest miernikiem sukcesu?
• Jak wyniki małej próby przełożą się na wdrożenie na pełną skalę?

D – W dalszej kolejności następuje etap wykonania planu (ang. do). Zaplanowane działania należy wdrożyć. Na tym etapie dochodzi do pierwszej weryfikacji ustalonych wcześniej rozwiązań. To stadium Cyklu Deminga ma często charakter eksperymentalny – testujemy, jak sprawdzają się w praktyce powzięte przez nas założenia.

C – Etap trzeci to sprawdzanie (ang. check). Jest to kolejny, naturalny krok po rozpoczęciu realizacji zaplanowanych działań. Ma tutaj miejsce weryfikacja metod, które wybraliśmy oraz wyprowadzenie wniosków. Wyniki, jakie otrzymujemy, warto porównać z tym, co opracowaliśmy w fazie planowania. Zastanawiamy się przy tym, które elementy naszej strategii możemy kontynuować, a co należy zmienić na lepsze.

A – Ostatni etap Koła Deminga to czynności, które można nazwać usprawnianiem, polepszaniem lub po prostu działaniem (ang. act). Po weryfikacji założonych celów i stosowanych metod przychodzi moment na wprowadzenie zmian (o ile są one konieczne). Wiemy już, co trzeba zmienić, podejmujemy zatem działania, które udoskonalą naszą pracę i pozwolą na efektywne osiągnięcie wszystkich obranych celów. Zanim zaczniesz działać, zastanów się nad następującymi pytaniami:

• Jakich zasobów potrzebujesz, aby wdrożyć rozwiązanie na pełną skalę?
• Jakie szkolenie jest potrzebne, aby wdrożenie przebiegło pomyślnie?
• Jak możesz mierzyć i śledzić wydajność rozwiązania?
• Jakie są możliwości poprawy?
• Czego już się nauczyliśmy, co można zastosować w innych projektach?

Jednocześnie na ostatnim etapie cyklu rozpoczyna się planowanie kolejnych działań, które zostaną podjęte na podstawie nowych założeń. Właśnie dlatego schemat ma strukturę koła, ponieważ jego kolejne etapy następują po sobie ciągle. W rezultacie wciąż następuje proces doskonalenia swojej pracy i ulepszania drogi do realizacji określonych zadań.

Zalety zastosowania Cyklu PDCA

Koncepcję Williama Edwardsa Deminga można zastosować w zasadzie w każdej organizacji, w której realizowane są zadania dla osiągnięcia określonych wyników. Struktura cyklu wpływa motywująco na zespół, ponieważ przynosi konkretne rozwiązania dla konkretnych problemów oraz pozwala na bieżącą weryfikację zastosowanych metod. Usprawnia pracę przedsiębiorstwa, dlatego że przyczynia się do szybkiej modyfikacji nieefektywnych dróg i umożliwia natychmiastową korektę popełnionych błędów.

Gdzie cykl Deminga znajduje zastosowanie?

Ramy PDCA sprawdzają się tak naprawdę we wszystkich typach organizacji. Można wykorzystać go do ulepszenia dowolnego produktu czy też procesu, dzieląc je na mniejsze etapy, równocześnie badając sposoby ulepszenia każdego z nich. Okazuje się to szczególnie przydatne, przy wdrażaniu inicjatyw Total Quality Management oraz w ogólnym ulepszaniu procesów biznesowych.

Kiedy należy skorzystać z PDCA?

Model Plan-Do-Check-Act to pomocne narzędzie, które można wykorzystać m.in.:

• do odkrywania i testowania wielu rozwiązań w małej, kontrolowanej próbie,
• by unikać strat i marnotrawstwa, poprzez wyłapywanie i dostosowywanie nieefektywnych rozwiązań przed wprowadzeniem ich na dużą skalę,
•  podczas wdrażania zmian i ciągłego doskonalenia,
• podczas wdrażania inicjatyw Total Quality Management,
•  aby rozwijać lub ulepszać procesy produkcyjne.

Cykl Deminga jako wsparcie dla metody Kaizen

Cykl Deminga jest szczególnie przydatnym narzędziem dla przedsiębiorstw stosujących metodę Kaizen. Kaizen to sposób myślenia i kultura organizacyjna skoncentrowana na małych, częstych zmianach, które z czasem prowadzą do znaczących ulepszeń. Cykl PDCA wspiera filozofię Kaizen, zapewniając ramy do opracowywania i wdrażania ciągłych ulepszeń.

Korzystając z PDCA, organizacja podlegająca ciągłemu doskonaleniu może stworzyć kulturę rozwiązywania problemów i krytycznego myślenia. Pomysły na ulepszenia mogą być testowane na małą skalę. Korzystając z danych, zespół może wprowadzić poprawki do rozwiązania i ponownie ocenić hipotezę. Gdy pomysł okaże się skuteczny, z powodzeniem można go ustandaryzować i wdrożyć w całej firmie. Iteracyjny proces cyklu PDCA umożliwia testowanie pomysłów i promuje ciągłe doskonalenie oraz kulturę ciągłego uczenia się.