Wdrożenie odpowiedniego certyfikowanego systemu zarządzania jakością zgodnego z ISO wymaga przeprowadzenia odpowiednich działań, wdrożenia i przestrzegania obowiązkowych procedur. Standardy wymagają pełnej kontroli, obejmującej stałą wewnętrzną ocenę pracy systemu organizacji. Audyt wstępny, inaczej nazywany zerowym, stanowi podstawę prawidłowego wdrożenia systemu – łącznie z poprawnym opracowaniem wymaganej dokumentacji.

Czym jest audyt wstępny? 

Audyty wstępne – zwane zerowymi – przeprowadzane są w celu oceny wewnętrznych działań i procesów firmy, w których systemy zarządzania jakością nie zostały jeszcze wdrożone i sformalizowane. Audyty zapewniają zgodność z przepisami i regulacjami oraz ustalenie rzeczywistego stanu przedsiębiorstwa. Audyt wstępny jest przeprowadzany z taką samą niezależnością i obiektywizmem, co audyt certyfikacyjny. Audytor przeprowadza w firmie takie działania, jak:

  • przegląd dokumentacji,
  • przegląd procesów,
  • zapoznanie z polityką jakości funkcjonującą w firmie,
  • wywiady z właścicielami procesów,
  • przyjrzenie się pracy zatrudnionych pracowników.

Powyższe działania są wykonywane w celu zebrania niezbędnych informacji potwierdzających zgodność organizacji z wymogami systemu zarządzania jakością.

Audyty przeprowadzane są stacjonarnie w firmach, w których standardy będą wdrażane i stanowią kompletną ocenę systemu zarządzania pod kątem wymagań odpowiedniej normy. Jak każde inne badanie, wszystkie stwierdzone niezgodności i obserwacje zostają przedstawione w końcowym sprawozdaniu z kontroli. Raport służy jako punkt odniesienia dla organizacji do usprawnienia procesów i wdrożenia niezbędnych działań korygujących.

Dla kogo jest audyt stanu zerowego? 

Audyt zerowy przeznaczony jest dla każdej organizacji, która ma w planach wdrożenie systemu zarządzania jakością i chce określić gotowość do poddania się audytowi certyfikacyjnemu.

Audyty zerowe pomagają w utrzymaniu efektywności operacyjnej poprzez identyfikację problemów i skorygowanie błędów zanim takowe zostaną wykryte podczas audytu zewnętrznego.

Jakie są zalety audytu stanu zerowego? 

Przykładowe korzyści z przeprowadzenia takiego audytu to m.in.:

– pomoc organizacjom w zidentyfikowaniu wszelkich niezgodności i wdrożenie działań naprawczych;
– przygotowanie firm do audytu certyfikacyjnego;
– skoncentrowanie na słabszych punktach organizacji, co pomaga w planowaniu innych procesów w organizacji;
– pomoc w uniknięciu dodatkowych i zbędnych kosztów.

Audyt wstępny może zostać przeprowadzony przez wykwalifikowanych konsultantów, rejestratorów lub kompetentne osoby z doświadczeniem i wiedzą dotyczącą odpowiedniego sektora i standardu branżowego.

W zależności od wyniku, organizacje mogą zadecydować o odłożeniu audytu certyfikacyjnego, który już został zaplanowany lub wręcz odwrotnie – przejść audyt certyfikacyjny bezproblemowo. Na podstawie audytu stanu zerowego można stwierdzić, co dana organizacja musi jeszcze zmienić lub jakie wymogi spełnić, aby uzyskać zgodność z normą ISO.