Większość konkurencyjnych firm na całym świecie koncentruje się na procesach poprawy jakości, redukcji kosztów i zmniejszeniu czasu dostawy. Analizują również inne sposoby osiągnięcia przewagi nad konkurentami, takie jak kursy, szkolenia czy certyfikaty. Mimo to, wciąż mogą nie być tak skuteczne jak postawiły sobie w założeniach. Głównym powodem tych zmagań jest zazwyczaj to, że nie postrzegają swoich procesów biznesowych jako całości. Kluczowe staje się jest zatem, aby poprawić całą gamę procesów biznesowych i osiągnąć zamierzoną przewagę konkurencyjną – innymi słowy, organizacja musi skupić się na poprawie poziomu dojrzałości najważniejszych procesów biznesowych.

Czym jest ocena dojrzałości organizacji?

Ocena dojrzałości organizacji ma na celu określenie jej zdolności do ciągłego monitorowania środowiska zewnętrznego, aby zidentyfikować możliwości, trendy i ryzyko oraz środowiska wewnętrznego, by określić zdolność procesów do osiągnięcia zaplanowanych celów. Celem oceny dojrzałości organizacji jest zapewnienie wydajnego zarządzania procesami i zasobami, a także identyfikacja niezbędnych zasobów, pozwalających na osiągnięcie oczekiwanego wyniku.

Systemy zarządzania jakością pomagają firmom w rozwijaniu i utrzymywaniu stabilnego poziomu jakości produktów poprzez kontrolowanie procesu produkcyjnego oraz innych procesów biznesowych, które go wspierają.

5 poziomów dojrzałości organizacji

Poziom pierwszy – początkowy. Poziom pierwszy charakteryzuje się niespójnym podejściem do zarządzania w kontekście wymaganych procesów. Procesy zaś są nieprzewidywalne, nieformalne i słabo kontrolowane. Sposoby realizacji poszczególnych czynności nie są jasno opisane ani udokumentowane, co oznacza, że nie są wykonywane w sposób powtarzalny. Sukces w dużej mierze zależy od doświadczonych pracowników i menedżerów, a także od indywidualnych możliwości pracowników. Efektywność wszystkich procesów przewidywana może być jedynie na podstawie indywidualnych projektów, a nie w ramach całej organizacji.

Poziom drugi – poszukiwanie powtarzalności. Charakteryzuje się podejściem reaktywnym. Projekty zarządzane są w oparciu o wcześniej opanowane zadania, które można powtarzać. W związku z tym nowe projekty są planowane i zarządzane w oparciu o doświadczenia uzyskane w poprzednich działaniach.

Poziom trzeci – powtarzalność. Podejście do zarządzania, w którym procesy są scharakteryzowane i już dość dobrze poznane. Organizacja definiuje proces jako podstawę konsekwentnej realizacji i lepszego zrozumienia, a zdolność procesu opiera się na zrozumieniu całej organizacji działań, przydzielonych ról i obowiązków.

Poziom czwarty – zarządzanie procesami. Organizacja kompleksowo mierzy i analizuje procesy. Można przewidzieć trendy w procesie oraz jakość produktu, a stosowanie pomiarów efektywności umożliwia identyfikację zagrożeń oraz podejmowanie działań korygujących.

Poziom piąty – zoptymalizowany. Organizacja jest w pełni świadoma procesów, które w niej zachodzą, a ciągłe doskonalenie działa niczym silnik napędowy. Najlepsze praktyki i innowacje identyfikowane są na bieżąco oraz przekazywane do wiadomości w całym przedsiębiorstwie.