Każde otrzymanie certyfikatu ISO poprzedzone jest zewnętrznym audytem certyfikacyjnym i pozytywną decyzją audytora co do przyznania tego wyróżnienia danej firmie lub organizacji. Na czym polega ta procedura i co trzeba wiedzieć, żeby dobrze się do niej przygotować?
Jak wygląda audyt ISO?
W zasadzie audyt rozpoczyna się na długo przed wizytą audytora i obejmuje przygotowania zespołu do wdrożenia normy ISO.
Natomiast sam przebieg audytu można opisać w następujących krokach:
- Weryfikacja dokumentacji, czyli polityk, procedur, ksiąg i rejestrów.
- Wywiady z pracownikami.
- Obserwacja sposobu funkcjonowania firmy na co dzień.
- Ocena zgodności procesów z wymaganiami standardu, który firma/organizacja wdraża.
- Wskazanie ewentualnych niezgodności.
- Działania korygujące zespołu.
- Powtórne porównanie standardów w firmie z założeniami ISO.
- Decyzja o przyznaniu certyfikatu.
- Wydanie certyfikatu ISO.
Jakie wyróżniamy metody audytu?
Istnieją różne metody audytowania. Zwykle stosuje się kilka z nich ‒ po to, aby otrzymać kompletny obraz i zgromadzić jak najwięcej danych, na podstawie których podjęta zostanie decyzja o przyznaniu lub wstrzymaniu certyfikatu.
Najczęściej stosowane są:
- obserwacja bezpośrednia ‒ obejmuje zarówno pracę zespołu, jak i stan maszyn, urządzeń itp.;
- wywiady z pracownikami ‒ mają na celu ocenę, na ile członkowie firmy są świadomi wdrażanych rozwiązań. Rozmowy prowadzone są z pracownikami różnego szczebla ‒ mogą oni spodziewać się pytań dotyczących obowiązków, procedur, ryzyk, celów jakościowych;
- przegląd dokumentacji ‒ ocenia się przede wszystkim kompletność i aktualność dokumentacji ISO.
Ile trwa audyt certyfikacyjny ISO?
Czas trwania audytu jest uzależniony od tego, jak duża firma podlega ocenie (cała organizacja, a moze konkretne działy?) oraz zakresu certyfikowania. W przypadku małych firm całość może zamknąć się w jednym dniu roboczym, w dużych przedsiębiorstwach trwa nawet do dwóch tygodni.
Audyt ISO ‒ jak się przygotować?
Aby uniknąć niepotrzebnych napięć i mieć pewność otrzymania certyfikatu bliską stuprocentowej, warto dobrze przygotować się do audytu certyfikacyjnego ISO. Przygotowania te powinny obejmować:
- uporządkowanie dokumentacji (a czasem i jej uzupełnienie);
- ocenę zgodności dokumentów, procesów i narzędzi z normą;
- szkolenia pracownicze z zakresu ISO;
- wychwycenie ewentualnych obszarów, wymagających poprawy.
Grupa Doradcza QUALITAS, jako zewnętrzna i obiektywna jednostka, może zaproponować Ci audyt, w ramach którego ocenimy przygotowanie Waszego zespołu do wizyty przedstawiciela firmy certyfikującej. Zweryfikujemy zgodność procesów z wymaganiami normy, wskażemy obszary do udoskonalenia i przeszkolimy pracowników. Możemy zorganizować próbny audyt zewnętrzny, żeby pokazać Wam, czego się po nim spodziewać i zredukować stres. Szczególnie przydatne są symulacje wywiadów z pracownikami i przygotowanie ich na pytania, które mogą się pojawić.
Czujesz, że to dobry pomysł dla Twojej firmy? Skontaktuj się z nami jeszcze dziś!
A jeśli interesują Cię tematy związane z audytowaniem oraz ISO, zajrzyj również do tych tekstów na naszym blogu: