Regularna weryfikacja prawidłowości systemu zarządzania ISO to podstawa jego skutecznego funkcjonowania w firmie czy organizacji. Aby niczego nie przegapić, a jednocześnie nie przytłoczyć się ogromem pracy z tym związanej, warto opracować sobie roczny plan audytów wewnętrznych. Jak to zrobić? Co powinno się w nim znaleźć?

Planowanie audytu wewnętrznego krok po kroku

Istnieje kilka obszarów, które trzeba przeanalizować, szykując plan audytu wewnętrznego ISO. Oto one:

  • Cel i zakres audytu. W pierwszej kolejności należy odpowiedzieć sobie na pytanie, co konkretnie (które obszary) będziemy audytować i po co (np. w ramach przygotowania do zewnętrznego audytu recertyfikacyjnego). Możemy na przykład audytować konkretny dział firmy pod kątem konkretnej normy, np. ISO 14001.
  • Określenie kluczowych terminów i zasobów.
  • Wyznaczenie osób/zespołów odpowiedzialnych za plan strategiczny audytu wewnętrznego i jego poszczególne elementy (kierownicy, audytorzy, pełnomocnicy ds. jakości).
  • Opracowanie narzędzi potrzebnych do audytu. Mogą to być listy kontrolne, arkusze obserwacji, kryteria zgodności ‒ wszystko, dzięki czemu w mierzalny sposób będziemy mogli przeprowadzić ocenę zgodności systemu zarządzania z ISO.
  • Zebranie wstępnej dokumentacji, która będzie uzupełniana w trakcie audytu wewnętrznego w firmie bądź organizacji.

Harmonogram audytów wewnętrznych ‒ terminy, terminy…

Plan audytu wewnętrznego firmy powinien uwzględniać także kluczowe terminy ‒ nie tylko datę przeprowadzenia audytu, ale także terminy spotkań otwierających i zamykających procedurę audytowania, najważniejsze deadline’y dla zespołu, a także czas trwania samego audytu. Potrzebne będzie także wskazanie terminu, do kiedy osoba odpowiedzialna za audyt powinna przygotować raport podsumowujący. Dobry plan audytu wewnętrznego ISO uwzględnia także czas na ewentualne działania korygujące, jeśli zajdzie konieczność ich wdrożenia w firmie.

Opracowując program audytu wewnętrznego, uwzględnijcie okresy świąteczne i wakacyjne, czyli czas wzmożonej pracy i częstych urlopów pracowniczych. Na audyt wybierzcie mniej intensywny czas w roku kalendarzowym, żeby móc na spokojnie i bez zbędnej presji przeprowadzić całą procedurę.

Sam przebieg audytu wewnętrznego podlega ocenie zgodnie z założeniami QAIP. Co to takiego? To skrót od angielskiego Quality Assurance and Improvement Program, co tłumaczymy jako Program zapewnienia i poprawy jakości audytu wewnętrznego.

Jeśli nie dysponujesz zasobami (kadrowymi lub czasowymi) albo po prostu chcesz mieć pewność rzetelnej, obiektywnej oceny zgodności, zamiast wyłaniać zespołu audytowego spośród swoich pracowników, możesz skorzystać z usług Grupy Doradczej QUALITAS. Nie tylko z sukcesami wdrażamy systemy ISO, ale i oferujemy profesjonalny audyt wewnętrzny dla klientów biznesowych. W naszej ofercie znajdziesz też szereg szkoleń z zakresu audytowania oraz ISO. Zapraszamy do współpracy!

Roczny plan audytu wewnętrznego ‒ Q&A

Od czego zacząć tworzenie rocznego planu audytu wewnętrznego?
Pierwszym krokiem jest analiza ryzyka w organizacji. Obejmuje ona przegląd celów strategicznych, procesów, wyników wcześniejszych audytów, zmian legislacyjnych oraz obszarów szczególnie narażonych na nieprawidłowości.

Co powinien zawierać roczny plan audytu?
Plan powinien obejmować listę zaplanowanych zadań audytowych, ich cele, zakres, szacowany czas realizacji, priorytety oraz zasoby potrzebne do wykonania audytów.

Jak ustalać priorytety w planie audytu?
Priorytety ustala się głównie na podstawie poziomu ryzyka. Obszary o wysokim ryzyku lub kluczowe dla realizacji celów strategicznych powinny znaleźć się na początku listy.

Czy plan audytu może być zmieniany w trakcie roku?

Tak. Plan audytu powinien być dokumentem elastycznym ‒ można go aktualizować, jeśli pojawią się nowe ryzyka, zmiany regulacyjne lub nieprzewidziane zdarzenia mające wpływ na organizację.